Porównanie systemów fakturowych - inFakt vs wFirma vs Fakturownia vs iFirma
Szczegółowe porównanie czterech polskich systemów fakturowych pod kątem integracji z e-commerce. Ceny, funkcje, API.
28 lut 202612 min
Prawo
RODO a fakturowanie online - co musisz wiedzieć
Automatyczne fakturowanie w e-commerce wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych klientów. Dowiedz się, jak zapewnić zgodność z RODO i chronić dane nabywców.
Fakturowanie a ochrona danych osobowych
Każda faktura VAT zawiera dane osobowe nabywcy - imię i nazwisko, adres, numer NIP. W świecie automatycznego fakturowania dane te są przetwarzane przez wiele systemów: platformę sprzedażową, middleware (taki jak NavyFlame) oraz system fakturowy. Każdy z tych podmiotów musi spełniać wymogi Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które obowiązuje w całej Unii Europejskiej od maja 2018 roku.
Dla sprzedawców e-commerce oznacza to konieczność świadomego podejścia do przetwarzania danych fakturowych. Nie wystarczy jedynie wystawić fakturę - trzeba też zadbać o bezpieczeństwo przechowywania danych, określić okresy retencji i respektować prawa klientów wynikające z RODO.
Podstawy prawne przetwarzania danych fakturowych
Przetwarzanie danych osobowych na fakturach odbywa się na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Polskie prawo podatkowe - ustawa o VAT i Ordynacja podatkowa - nakłada obowiązek wystawiania faktur i przechowywania ich przez okres 5 lat od końca roku podatkowego. Oznacza to, że nie potrzebujesz zgody klienta na przetwarzanie jego danych w celu wystawienia faktury - podstawą jest obowiązek ustawowy.
Ważne jest jednak, aby przetwarzać jedynie dane niezbędne do wystawienia faktury (zasada minimalizacji danych). Faktura VAT wymaga ściśle określonych pól - nie należy zbierać i przechowywać danych wykraczających poza ten zakres.
Bezpieczeństwo danych w automatycznym fakturowaniu
RODO wymaga zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych. W kontekście automatycznego fakturowania oznacza to przede wszystkim:
- Szyfrowanie danych w tranzycie - wszelka komunikacja między platformami sprzedażowymi, middleware i systemami fakturowymi powinna odbywać się przez bezpieczne połączenie HTTPS/TLS.
- Szyfrowanie danych w spoczynku - dane fakturowe przechowywane w bazach danych powinny być szyfrowane na poziomie dysku lub bazy danych.
- Kontrola dostępu - dostęp do danych fakturowych powinien być ograniczony do upoważnionych osób, z zastosowaniem uwierzytelniania i autoryzacji.
- Logi audytowe - każdy dostęp do danych osobowych powinien być rejestrowany w celach rozliczalności.
Retencja danych i prawo do usunięcia
Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, czy klient może zarządać usunięcia swoich danych z faktur. Odpowiedź jest jasna: prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO) nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego. Faktury VAT muszą być przechowywane przez 5 lat zgodnie z polskim prawem podatkowym, i przez ten okres danych nie można usunąć.
Po upływie ustawowego okresu retencji dane powinny zostać usunięte lub zanonimizowane, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania. Warto wdrożyć automatyczne mechanizmy czyszczenia danych, które usuwają przestarzałe faktury po upływie wymaganego okresu.
Jak NavyFlame zapewnia zgodność z RODO
NavyFlame został zaprojektowany z myślą o zgodności z RODO od samego początku (privacy by design). Platforma stosuje szyfrowanie TLS dla wszystkich połączeń, szyfrowanie danych w spoczynku, system uprawnień oparty na rolach (RBAC) oraz pełne logi audytowe. Dane wrażliwe, takie jak tokeny API do systemów fakturowych, są szyfrowane z użyciem dedykowanych kluczy i nigdy nie są przechowywane w postaci jawnej. Architektura multi-tenant zapewnia izolację danych między klientami na poziomie bazy danych.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, pod warunkiem że system spełnia wymogi RODO: dane są przetwarzane na podstawie prawnej (obowiązek podatkowy), są odpowiednio zabezpieczone (szyfrowanie), a administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. NavyFlame jest zaprojektowany z uwzględnieniem tych wymagań.
Polskie prawo podatkowe wymaga przechowywania faktur przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minęły terminy płatności podatku. RODO nie stoi w sprzeczności z tym obowiązkiem - przepisy podatkowe stanowią podstawę prawną do przetwarzania danych przez ten okres.
Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego - a tak jest w przypadku faktur VAT. Nie możesz usunąć danych z faktur przed upływem ustawowego okresu przechowywania.
Faktura VAT zawiera dane osobowe nabywcy: imię i nazwisko (lub nazwę firmy), adres, NIP oraz dane transakcji. W przypadku osób fizycznych są to dane osobowe w rozumieniu RODO, które wymagają odpowiedniej ochrony.
Tak. NavyFlame stosuje szyfrowanie danych w tranzycie (TLS/HTTPS) oraz szyfrowanie danych w spoczynku na poziomie bazy danych. Dane wrażliwe, takie jak tokeny API do systemów fakturowych, są dodatkowo szyfrowane z użyciem dedykowanych kluczy.