Dropshipping a faktury i VAT to temat, na którym potyka się wielu sprzedawców. Pokazujemy dwa modele rozliczenia, ich skutki podatkowe oraz to, jak ogarnąć faktury wobec klienta i dokumenty od dostawcy bez bałaganu w księgowości.
Dropshipping to model sprzedaży, w którym nie magazynujesz towaru u siebie. Klient zamawia w twoim sklepie lub na marketplace, a towar wysyła bezpośrednio dostawca albo producent. Brzmi prosto, ale rozliczenie podatkowe potrafi być zaskakująco złożone, bo wszystko zależy od tego, w jakim modelu prawnym działasz.
Od tej decyzji zależy, czy wystawiasz fakturę na całą wartość zamówienia, czy tylko na swoją prowizję, jaką stawkę VAT stosujesz i co księgujesz jako koszt. Sprzedawcy najczęściej mylą te dwa modele albo ich w ogóle nie definiują, co kończy się problemami przy kontroli.
Ten artykuł porządkuje temat dropshippingu i faktur od strony praktycznej. Pokażemy dwa modele rozliczenia, ich skutki w VAT i PIT, dokumenty po stronie klienta i dostawcy oraz to, na co uważać przy imporcie spoza UE. Na końcu znajdziesz konkretne FAQ.
Uwaga: to materiał informacyjny, a nie indywidualna porada podatkowa. Twoja sytuacja zależy od formy działalności, statusu VAT i umów z dostawcami. Przed wyborem modelu skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
W praktyce dropshipping rozlicza się w jednym z dwóch modeli. Różnica jest fundamentalna, bo decyduje o tym, co tak naprawdę sprzedajesz.
Model 1 - sprzedaż towaru we własnym imieniu. Kupujesz towar od dostawcy (formalnie na siebie) i sprzedajesz go klientowi końcowemu. Jesteś właścicielem towaru przez moment transakcji, nawet jeśli fizycznie nigdy go nie dotykasz. To ty jesteś sprzedawcą wobec klienta.
Model 2 - pośrednictwo w sprzedaży (usługa). Nie kupujesz towaru na siebie. Pośredniczysz między klientem a dostawcą i pobierasz za to wynagrodzenie (prowizję, marżę pośrednika). Właściwym sprzedawcą towaru jest dostawca, a ty świadczysz usługę pośrednictwa lub marketingową.
| Cecha | Model towarowy | Model pośrednictwa |
|---|---|---|
| Co sprzedajesz | Towar | Usługę pośrednictwa |
| Kto jest sprzedawcą wobec klienta | Ty | Dostawca |
| Co fakturujesz | Całą wartość zamówienia | Tylko swoją prowizję |
| Stawka VAT | Właściwa dla towaru | Zwykle 23 procent od prowizji |
| Przychód w PIT | Cała kwota sprzedaży | Tylko prowizja |
| Koszt zakupu towaru | Twój koszt (faktura od dostawcy) | Po stronie dostawcy |
Model nie jest dowolną etykietą, którą sobie wybierasz dla wygody podatkowej. Musi wynikać z realnej treści transakcji, regulaminu sklepu i umów z dostawcami. Jeśli regulamin mówi, że pośredniczysz, ale faktycznie kupujesz i odsprzedajesz towar, organ może zakwestionować rozliczenie.
W praktyce większość sklepów dropshippingowych w Polsce działa w modelu towarowym, bo jest bardziej intuicyjny dla klienta - widzi twoją markę, twój regulamin i twoją fakturę. Model pośrednictwa bywa wybierany przy towarze sprowadzanym spoza UE albo gdy dostawca chce występować jako sprzedawca wobec konsumenta. Oba są legalne, ale nie możesz traktować ich wymiennie z transakcji na transakcję - model deklarujesz raz, dla całej działalności lub dla jasno wydzielonej części asortymentu, i konsekwentnie się go trzymasz.
VAT to obszar, gdzie różnica między modelami uderza najmocniej. W modelu towarowym podstawą opodatkowania jest cała wartość sprzedaży. Stosujesz stawkę właściwą dla danego towaru - najczęściej 23 procent, ale dla niektórych grup (np. część artykułów dziecięcych, książki, żywność) bywa 8 lub 5 procent.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, od faktury zakupu od dostawcy odliczasz VAT naliczony, a od sprzedaży odprowadzasz VAT należny. Realnie płacisz podatek od swojej marży, choć formalnie rozliczasz pełne kwoty po obu stronach.
W modelu pośrednictwa opodatkowujesz tylko usługę. Twoja podstawa to prowizja, którą pobierasz, zwykle ze stawką 23 procent. Nie wykazujesz w swoim VAT całej wartości towaru, bo nie jesteś jego sprzedawcą. To upraszcza rozliczenie, ale wymaga czystej dokumentacji prowizji i jasnego regulaminu.
Przykład liczbowy. Klient płaci 300 zł za produkt, który dostawca wycenił na 220 zł.
Co z rejestracją do VAT? W modelu towarowym szybko przekraczasz limit zwolnienia podmiotowego (200 tys. zł rocznie), bo przez twoje rozliczenie przechodzi cała wartość sprzedaży, a nie tylko marża. Wielu sprzedawców dropshippingowych staje się czynnymi podatnikami VAT już na wczesnym etapie. W modelu pośrednictwa, gdzie podstawą jest tylko prowizja, limit wyczerpuje się wolniej, bo liczy się do niego mniejsza kwota. To kolejna różnica, którą warto przeliczyć przed wyborem modelu.
Jeśli sprzedajesz za granicę do konsumentów w UE, dochodzi procedura OSS, która pozwala rozliczać VAT zagraniczny w jednej deklaracji zamiast rejestrować się w każdym kraju z osobna. Szczegóły opisaliśmy w artykule o procedurze VAT OSS w sprzedaży zagranicznej. Przy towarze sprowadzanym spoza UE wchodzi z kolei IOSS, o czym niżej.
Dokumentacja w dropshippingu ma dwie strony, które łatwo pomieszać: to, co wystawiasz klientowi, oraz to, co dostajesz od dostawcy.
Wobec klienta. W modelu towarowym dokumentujesz całą sprzedaż - faktura dla firmy z NIP albo paragon (i faktura na żądanie) dla konsumenta. Różnice między fakturą, paragonem i rachunkiem omawiamy w osobnym poradniku o fakturze, paragonie i rachunku w sklepie internetowym. W modelu pośrednictwa wystawiasz fakturę tylko na prowizję, a sprzedaż towaru dokumentuje dostawca.
Od dostawcy. W modelu towarowym potrzebujesz faktury zakupu wystawionej na ciebie. To twój koszt uzyskania przychodu i podstawa do odliczenia VAT. Jeśli dostawca daje tylko paragon lub dokument bez twoich danych, masz problem z udokumentowaniem kosztu. W modelu pośrednictwa zwykle nie kupujesz towaru na siebie, więc rozliczasz raczej dokument prowizyjny niż fakturę zakupu.
Najczęstsze błędy w fakturowaniu dropshippingu:
Tu właśnie pomaga centralizacja zamówień. NavyFlame pobiera zamówienia z marketplace i sklepów takich jak Allegro czy WooCommerce, a następnie automatycznie wystawia faktury w systemie księgowym z poprawnymi danymi nabywcy, NIP i stawką VAT. Faktury powstają w wFirma, inFakt, Fakturowni lub iFirma i są gotowe pod KSeF. Cała logika fakturowania działa na zamówieniach ze sklepu i marketplace - to ich dokumentowanie jest żmudne, gdy robisz to ręcznie.
Warto zaznaczyć jedno: NavyFlame fakturuje zamówienia, które wpadły do twojego sklepu lub na marketplace, niezależnie od modelu dropshippingu. To, który model stosujesz i co dokładnie znajdzie się na fakturze (cała wartość czy prowizja), ustalasz z księgowym - narzędzie odwzorowuje twoją konfigurację, a nie odwrotnie.
Dobrą praktyką jest też oddzielenie dwóch ścieżek dokumentów w głowie i w księgowości: ścieżka przychodów (to, co wystawiasz klientowi) i ścieżka kosztów (to, co dostajesz od dostawcy). W modelu towarowym obie muszą się spinać - każda sprzedaż powinna mieć po stronie kosztowej fakturę zakupu. Jeśli wystawiasz dziesiątki faktur sprzedaży dziennie, a koszty zakupu spływają zbiorczo lub z opóźnieniem, łatwo o rozjazd, który później trudno wyprostować. Automatyzacja załatwia tylko połowę równania - stronę przychodową - dlatego o regularnym pozyskiwaniu i księgowaniu faktur od dostawców trzeba zadbać osobno.
Część sprzedawców opiera dropshipping na towarze sprowadzanym spoza UE, często z Azji. To najbardziej wrażliwy podatkowo wariant, bo dochodzą clo, VAT importowy i pytanie o to, kto jest importerem.
W skrócie trzeba ustalić, kto formalnie wprowadza towar na obszar celny UE. Jeśli importerem jest klient końcowy (paczka idzie bezpośrednio do niego), inaczej wygląda odprawa, niż gdy to ty sprowadzasz towar i odsprzedajesz. Od tego zależy, kto rozlicza VAT importowy i clo.
Dla sprzedaży na odległość towarów importowanych do konsumentów w UE o wartości do 150 euro istnieje procedura IOSS. Pozwala ona pobrać VAT przy sprzedaży i rozliczyć go w uproszczony sposób, zamiast obciążać klienta podatkiem przy odbiorze paczki. Powyżej 150 euro IOSS nie ma zastosowania i wchodzą standardowe procedury celne.
Jeśli twoja marża zależy głównie od różnicy między ceną zakupu a sprzedaży przy niskich kwotach, model marży bywa kuszący, ale to odrębna procedura o własnych zasadach - opisaliśmy ją w tekście o procedurze VAT marża w e-commerce. W dropshippingu z importem rzadko ma ona zastosowanie, dlatego nie traktuj jej jako domyślnego rozwiązania.
Pamiętaj też o cłach i prawdziwym koszcie produktu. Cena widoczna u dostawcy spoza UE to nie jest twój koszt końcowy - dochodzi clo, VAT importowy, czasem koszt platformy pośredniczącej i wyższe koszty zwrotów z powodu długiego czasu dostawy. Jeśli planujesz marżę na podstawie samej ceny zakupu, realny wynik bywa dużo niższy. Marżowość liczysz na danych sprzedażowych (kanały, bestsellery, wartości zamówień), a koszt zakupu i opłaty importowe dokładasz samodzielnie, bo to one decydują, czy dany produkt w ogóle zarabia.
To obszar, w którym samodzielne kombinowanie kończy się zaległościami. Zanim ruszysz z importem spoza UE, ustal z księgowym schemat odprawy, rejestrację do IOSS i sposób dokumentowania każdej przesyłki.
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności co do zasady podlega ewidencji na kasie fiskalnej. W dropshippingu działa jednak częste zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej.
Jeśli klient płaci przelewem lub online, a z ewidencji i dowodów płatności jednoznacznie wynika, kogo i czego dotyczyła wpłata, sprzedaż wysyłkowa może korzystać ze zwolnienia z kasy. Kluczowy jest tu brak gotówki przy odbiorze i pełna ścieżka płatności bezgotówkowej.
Są jednak wyjątki. Niektóre grupy towarów (np. część elektroniki, perfumy, niektóre części) są wyłączone ze zwolnienia i wymagają kasy niezależnie od formy płatności. Katalog tych wyłączeń się zmienia, dlatego nie traktuj zwolnienia jako pewnika dla całego asortymentu.
W modelu pośrednictwa, gdzie sprzedawcą towaru jest dostawca, twoja sytuacja względem kasy może być inna, bo nie sprzedajesz towaru, lecz usługę. To kolejny powód, by model rozliczenia ustalić z księgowym, zanim zaczniesz przyjmować zamówienia.
Niezależnie od modelu, im więcej kanałów sprzedaży, tym ważniejsze jest, by dokumenty (faktury, ewidencja, dane płatności) powstawały spójnie i automatycznie. Ręczne sklejanie zamówień z Allegro, WooCommerce i własnego sklepu w jednej księgowości to prosta droga do pomyłek - i to właśnie ten etap warto zautomatyzować, zostawiając księgowemu decyzję o modelu i stawkach.
To zależy od modelu. W modelu sprzedaży towarowej we własnym imieniu sprzedajesz towar klientowi, więc dokumentujesz całą wartość zamówienia fakturą lub paragonem. W modelu pośrednictwa fakturujesz tylko swoją prowizję za usługę pośrednictwa, a właściwym sprzedawcą towaru jest dostawca. Wybór modelu ustalasz z księgowym i zapisujesz w regulaminie sklepu.
W modelu towarowym stosujesz stawkę VAT właściwą dla danego towaru (najczęściej 23 procent, czasem 8 lub 5 procent). W modelu pośrednictwa rozliczasz usługę pośrednictwa, zwykle ze stawką 23 procent od prowizji. Przy sprzedaży zagranicznej wchodzą dodatkowo OSS i IOSS, a przy imporcie spoza UE VAT importowy i clo.
W modelu towarowym potrzebujesz faktury zakupu od dostawcy na siebie - to ona jest twoim kosztem uzyskania przychodu i podstawą do odliczenia VAT, jeśli jesteś vatowcem. W modelu pośrednictwa zwykle nie kupujesz towaru na siebie, więc dokumentem jest raczej rozliczenie prowizji niż faktura zakupu towaru.
Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności podlega ewidencji na kasie fiskalnej. Sprzedaż wysyłkowa z płatnością przelewem może korzystać ze zwolnienia, jeśli z ewidencji wynika kogo i czego dotyczyła wpłata, a w niektórych grupach towarów zwolnienie nie obowiązuje. Szczegóły ustal z księgowym, bo katalog wyłączeń się zmienia.
Przy imporcie spoza UE pojawia się VAT importowy i często clo, a od strony sprzedaży do konsumentów w UE możesz korzystać z procedury IOSS dla przesyłek do 150 euro. Trzeba ustalić, kto jest importerem i na kogo idzie odprawa celna, bo to przesądza o tym, gdzie i jak rozliczasz podatek. To jeden z najbardziej wrażliwych obszarów, więc warto mieć wsparcie księgowego.
Jasny przewodnik, kiedy w sklepie internetowym wystawiasz fakturę, paragon, fakturę uproszczoną czy rachunek. Limity 2026, kasa fiskalna, B2B vs B2C i jak zautomatyzować decyzję.
Czym jest procedura VAT OSS, kogo dotyczy próg 10 000 EUR i jak rozliczać sprzedaż wysyłkową do krajów UE z Allegro, Shopify czy WooCommerce - bez błędów i bez chaosu w księgowości.
Na czym polega procedura VAT marża w e-commerce, dla kogo jest przeznaczona i jak wystawić fakturę VAT marża bez wykazanej kwoty podatku. Sprzedaż towarów używanych, antyków i komis na Allegro i marketplace.
NavyFlame pobiera zamówienia z marketplace i sklepów, a faktury wystawia automatycznie w wFirma, inFakt, Fakturowni lub iFirma. Zobacz pełne demo bez rejestracji.
Zobacz demo