Automatyczne faktury z Allegro - konfiguracja i kontrola wyniku

Jaki wynik chcemy uzyskać

Przy fakturach do zamówień Allegro sprawdzasz trzy osobne wyniki:

1. Dokument w systemie fakturowym, wystawiony według reguły i powiązany z właściwym zamówieniem.
2. PDF w zamówieniu na Allegro, jeśli kupujący ma widzieć fakturę u siebie. To osobna, domyślnie wyłączona opcja połączenia z kontem Allegro w NavyFlame.
3. Wysyłka do KSeF, którą wykonuje system fakturowy. Czy faktura tam trafiła, sprawdzasz w tym systemie.

Połączone konto ani pobrane zamówienie nie potwierdzają żadnego z tych wyników. Przykładowa ścieżka w tej instrukcji to Allegro z Fakturownią, a te same kroki dotyczą wFirmy, inFaktu i iFirmy. Nazwy opcji, przycisków i komunikatów podajemy według produkcyjnej wersji panelu NavyFlame z 28 października 2026 r. Nie są oznaczone jako testowe, a automatyczne faktury i dowolna liczba kont Allegro są w każdym planie według aktualnej oferty. Rodzaj dokumentu i obowiązki podatkowe dla własnej sprzedaży ustal ze swoją księgowością.

1. Przygotuj konta i przepływ

Po uruchomieniu NavyFlame otwórz Integracje i podłącz Allegro. Kreator ma kroki Dane konta, Autoryzacja OAuth, Dokumenty sprzedaży, Nowe oferty i Podsumowanie. Każde konto Allegro jest osobnym połączeniem z własnymi ustawieniami, więc przy kilku kontach sprawdź, które właśnie autoryzujesz.

Dla Fakturowni przygotuj adres konta i token API. Potem otwórz Automatyzacje, przejdź do zakładki Przepływy danych i dodaj przepływ z konta Allegro do systemu fakturowego. Bez przepływu dokument wystawisz tylko przyciskiem na zamówieniu, a automatyczne fakturowanie pozostaje wyłączone.

Pole Rodzaj faktury w nowych ofertach, w kroku Nowe oferty, dotyczy wyłącznie nowych ofert wystawianych z NavyFlame na tym koncie. Nie zmienia istniejących ofert ani sposobu wystawiania dokumentów.

Jeżeli zamówienia Allegro fakturuje dziś inny integrator albo integracja wbudowana w system fakturowy, ustal przed próbą, który system wystawia dokument. Dwa automaty działające na tym samym koncie mogą wystawić dwie faktury do jednej sprzedaży.

2. Ustaw, dla kogo i kiedy powstaje dokument

W sekcji Fakturowanie → Reguły wybierz przepływ, na przykład Allegro → Fakturownia. W karcie Kiedy wystawiać dokumenty pole Tryb fakturowania decyduje, które zamówienia dostają dokument:

Kupujący prosi o fakturę, zaznaczając w formularzu dostawy i płatności opcję „Chcę otrzymać fakturę”. Allegro przekazuje tę informację w zamówieniu, a NavyFlame oznacza takie zamówienie na liście zamówień znacznikiem „Chce fakturę”. Sposób rozpoznawania firmy ustawiasz w polu Wykrywanie B2B: NIP (Polska), VAT Number (UE) albo Wyłączone.

W trybie Na żądanie lub B2B zamówienie detaliczne bez prośby o fakturę nie dostaje z NavyFlame żadnego dokumentu, w tym paragonu. Karta zamówienia pokazuje wtedy status „Nie wystawiono” wraz z wyjaśnieniem. Jeżeli taką sprzedaż też chcesz dokumentować przez NavyFlame, na przykład paragonem, wybierz tryb Zawsze, a w karcie Typ dokumentu ustaw Tryb wyboru dokumentu na „Automatycznie - B2B = faktura, B2C = zależy od ustawień” i wybierz domyślny dokument B2C. Kupujący, który poprosił o fakturę, nadal dostanie fakturę. Nie każdy system fakturowy wystawia paragony, więc taki wariant ustal z księgowością i sprawdź w swoim systemie.

Pole Wyzwalacz wystawienia decyduje o momencie: Automatycznie po opłaceniu, Po przejściu do statusu „Zrealizowane”, Po wygenerowaniu etykiety kurierskiej albo Tylko ręcznie - przyciskiem „Wystaw fakturę”. Jeżeli etykiety tworzysz w panelu Allegro, a wyzwalaczem jest etykieta, zaznacz Uwzględniaj przesyłki zarejestrowane w Allegro. Panel ostrzega, że po włączeniu tej opcji NavyFlame może wystawić dokumenty także dla wcześniej zarejestrowanych przesyłek, jeśli zamówienie nie ma dokumentu.

Przy każdym wyzwalaczu pamiętaj o zasadzie z dokumentacji zamówień Allegro: dane do faktury są ostateczne dopiero wtedy, gdy kupujący sfinalizował płatność albo wybrał płatność przy odbiorze lub odbiór osobisty. Wcześniej może je jeszcze zmienić, a zdarzenie wypełnienia formularza może pojawić się kilka razy. Dlatego porównuj dokument z aktualnym zamówieniem, a nie z pierwszym powiadomieniem.

3. Zdecyduj, czy kupujący ma widzieć fakturę na Allegro

Samo wystawienie dokumentu nie wysyła go na Allegro. Jeżeli kupujący ma pobrać fakturę ze swojego zamówienia, w kroku Dokumenty sprzedaży połączenia Allegro zaznacz opcję „Wysyłaj faktury i dowody sprzedaży na Allegro”. Jest domyślnie wyłączona i ustawiasz ją osobno dla każdego konta Allegro. Po wystawieniu dokumentu NavyFlame pobiera jego PDF z systemu fakturowego i dołącza go do zamówienia przez konto, z którego zamówienie przyszło. Nowego dokumentu nie wystawia.

Opcja obejmuje faktury z wFirmy, inFaktu, Fakturowni i iFirmy. Przy dokumencie z innego systemu karta zamówienia wyjaśnia, że jego PDF nie trafi do Allegro. Paragony fiskalne mają osobną opcję „Wysyłaj paragony fiskalne na Allegro”, niezależną od faktur.

Kupujący, który zaznaczył „Chcę otrzymać fakturę”, znajdzie dołączony dokument w zakładce Moje zakupy, w szczegółach zakupu, pod ikoną Faktury. Według pomocy Allegro ten sposób pobrania nie jest dostępny w aplikacji mobilnej. Jeśli kupujący tej opcji nie zaznaczył, na przykład przy trybie Zawsze, Allegro doda PDF jako dowód zakupu, a nie jako fakturę (odpowiedź Allegro z 25 września 2026 r.). Fakturę wystawioną w KSeF na firmę kupujący znajdzie też na swoim koncie w KSeF.

Dla dokumentów wystawionych przed włączeniem opcji albo po nieudanej próbie jest przycisk „Wyślij do Allegro” w sekcji Fakturowanie na karcie zamówienia. Pojawia się przy poprawnie wystawionym dokumencie z obsługiwanego systemu, działa także przy wyłączonej opcji automatycznej i wymaga uprawnienia do edycji zamówień. Przed wysłaniem panel potwierdza, że nie wystawi nowego dokumentu i nie zmieni nic w systemie księgowym.

4. Odbierz wynik na jednym przykładzie

Poniższa tabela to przykład kontrolny na fikcyjnych wartościach, a nie rezultat wdrożenia klienta.

Na karcie zamówienia w NavyFlame, w sekcji Fakturowanie, status „W toku” oznacza trwającą próbę. Po wystawieniu status pokazuje rodzaj dokumentu albo „Wystawiony”. Status „Błąd” albo „Nie wystawiono” ma wyjaśnienie w kolumnie Szczegóły. Następnie otwórz Fakturownię i potwierdź numer oraz dane dokumentu, a jeśli wysyłka na Allegro jest włączona, sprawdź tam, czy przy zamówieniu jest dołączony PDF. Stawkę VAT i zaokrąglenia sprawdź zgodnie z konfiguracją sprzedaży.

5. Oddziel utworzenie, dostarczenie i błąd

API Fakturowni opisuje tworzenie faktury i jej wysyłkę e-mailem jako odrębne operacje. Zapis faktury nie dowodzi, że kupujący dostał wiadomość, a PDF dołączony na Allegro nie dowodzi wysyłki do KSeF. Każdy wynik sprawdzasz tam, gdzie powstaje.

Przy statusie „Błąd” zachowaj identyfikator zamówienia, komunikat i czas próby, a potem sprawdź w systemie fakturowym, czy dokument nie powstał mimo przerwanego połączenia. Jeśli go tam nie ma, usuń przyczynę i dopiero wtedy użyj przycisku Ponów. Jeśli dokument jednak powstał, nie używaj Ponów, bo możesz wystawić drugi dokument do tej samej sprzedaży. Zgłoś sprawę przez Wsparcie w panelu, podając identyfikator zamówienia i numer dokumentu, i do czasu wyjaśnienia nie wystawiaj kolejnego.

Gdy sekcja Fakturowanie pokazuje dokument jako wystawiony, a brakuje go tylko na Allegro, użyj „Wyślij do Allegro”. Nowy dokument nie jest wtedy potrzebny.

Po udanej próbie sprawdź kolejne przypadki: zamówienie nieopłacone, anulowanie, płatność przy odbiorze, jeśli ją oferujesz, dostawę z rabatem, zakup firmowy z NIP-em i zamówienie z błędnymi danymi. Dopiero wtedy rozszerz automatyzację na całą sprzedaż. W przewodniku demo poznasz widoki panelu na danych przykładowych, bez podłączania kont i bez wystawiania rzeczywistych dokumentów.

Źródła

Sprawdzone 28 października 2026 r.:

• Allegro Pomoc: Co zrobić, aby dostać fakturę za zakupy - opcja „Chcę otrzymać fakturę”, miejsce faktury w zakładce Moje zakupy i w KSeF, brak tej ścieżki w aplikacji mobilnej.
• Allegro Developer Portal: Zamówienia - moment, w którym dane do faktury są ostateczne, i powtarzalne zdarzenia.
• Specyfikacja Allegro REST API - dodawanie pliku faktury do zamówienia, fragment z 28 października 2026 r.: plik „PDF only”, a zbyt duży dostaje odpowiedź 413 „The file is too large. Max file size is 3MB”. Ten sam limit widnieje przy dotychczasowym dwuetapowym sposobie i przy nowym jednym żądaniu. Wcześniejsze ogłoszenie Allegro o dodawaniu faktur (allegro-api #4130) podawało 2 MB i jest nieaktualne.
• Allegro: uprościliśmy załączanie faktur, 5 października 2026 r. - nowy sposób dodawania pliku faktury jednym żądaniem; dotychczasowy oznaczono jako przestarzały, a datę jego usunięcia Allegro poda osobno.
• Allegro: plik bez prośby o fakturę, 25 września 2026 r. - gdy kupujący nie zaznaczył prośby o fakturę, dodany plik trafia do zamówienia jako dowód zakupu.
• Fakturownia API - tworzenie faktury i osobna wysyłka e-mailem.