KSeF 2026: załączniki do faktur - co zmienia się dla sklepu

Załączniki do faktur w KSeF - co się zmienia w 2026 roku

Krajowy System e-Faktur zyskał możliwość, o którą pytało wielu sprzedawców internetowych. Do faktury ustrukturyzowanej można teraz dołączyć osobny załącznik, który staje się integralną częścią dokumentu. To odpowiedź na sytuacje, w których standardowa treść faktury nie mieści wszystkich danych rozliczeniowych, na przykład rozbudowanych zestawień pozycji czy szczegółowych rozliczeń usług.

Załącznik jest opcjonalnym elementem struktury FA(3). Nikt nie musi go dołączać do każdej faktury. To narzędzie dla tych, którzy realnie potrzebują przekazać kontrahentowi więcej danych niż zmieści klasyczna pozycja na fakturze.

Dla sklepów internetowych to praktyczna zmiana. Przy zamówieniach z dużą liczbą pozycji albo przy sprzedaży B2B z niestandardowym rozliczeniem załącznik pozwala trzymać komplet informacji w jednym, oficjalnym dokumencie zamiast wysyłać osobne pliki mailem obok fakturowania.

Od kiedy można wysyłać faktury z załącznikiem do KSeF

Funkcja dołączania załączników działa od 1 lutego 2026 roku, czyli od startu obowiązkowego KSeF dla największych firm. Nie jest jednak dostępna automatycznie dla każdego. Żeby z niej korzystać, trzeba wcześniej zgłosić taki zamiar w e-Urzędzie Skarbowym.

Zgłoszenia chęci wystawiania i wysyłania faktur z załącznikami można było składać w e-US już od 1 stycznia 2026 roku. To krok jednorazowy, który odblokowuje funkcję dla danego podatnika. Bez tego zgłoszenia system nie przyjmie faktury z załącznikiem.

Warto potraktować to zgłoszenie jako element wdrożenia KSeF, a nie osobny projekt. Jeśli dopiero układasz procesy pod e-faktury, sprawdź nasz przewodnik po KSeF dla e-commerce, żeby połączyć oba tematy w jedną checklistę.

Kogo dotyczą załączniki do faktur ustrukturyzowanych

Możliwość dołączania załączników jest powiązana z ogólnym harmonogramem KSeF. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmuje kolejne grupy firm w 2026 roku, a im więcej podmiotów wchodzi do systemu, tym częściej pojawia się pytanie o załączniki.

Harmonogram wygląda tak:

• 1 lutego 2026 - obowiązek dla firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 - obowiązek dla pozostałych czynnych podatników VAT, w tym większości sklepów internetowych.
• 1 stycznia 2027 - obowiązek dla najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.

W praktyce oznacza to, że od kwietnia 2026 zdecydowana większość sprzedawców online wystawia już faktury w KSeF. Załączniki są dla nich dodatkowym narzędziem, a nie kolejnym obowiązkiem. Więcej o samych terminach opisaliśmy we wpisie o terminach KSeF 2026-2027.

Co można, a czego nie można umieścić w załączniku

Załącznik nie jest wolnym polem na dowolną treść. Może zawierać wyłącznie dane ściśle związane z fakturą, czyli elementy wymienione w art. 106e ustawy o VAT oraz informacje bezpośrednio z nimi powiązane. Chodzi o rozbudowane dane rozliczeniowe, a nie o dodatkowy nośnik komunikacji z klientem.

Wprost zakazane jest umieszczanie w załączniku treści marketingowych. Nie wrzucisz tam banera, oferty promocyjnej ani informacji handlowej. Załącznik ma dokumentować rozliczenie, a nie sprzedawać.

Dlatego zanim zaczniesz z niego korzystać, ustal, które dane faktycznie muszą trafić do dokumentu. Struktura FA(3) jest sformalizowana, a błędne użycie załącznika to ryzyko odrzucenia faktury przez system.

Co zrobić, żeby wysyłać faktury z załącznikami przez KSeF

Kolejność działań jest prosta. Najpierw złóż zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym, potem upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje strukturę FA(3) z załącznikiem, a na końcu przetestuj wysyłkę na kilku dokumentach, zanim wystawisz ich setki.

Klucz to spójność danych między sklepem, marketplace a systemem fakturowym. Jeśli zamówienia z różnych kanałów spływają do jednego miejsca, łatwiej pilnujesz kompletu informacji potrzebnych na fakturze i w załączniku. Do tego służy automatyczne fakturowanie zamówień, które zdejmuje z Ciebie ręczne przepisywanie danych.

W NavyFlame połączysz sprzedaż na Allegro i innych kanałach z systemem księgowym takim jak wFirma, a faktury lecą do KSeF bez ręcznej pracy. Jeśli chcesz zobaczyć, ile to kosztuje przy Twojej skali, sprawdź plany cenowe.

Najczęściej zadawane pytania