Dane polskiej firmy pobierzesz z rejestru REGON, a numer VAT UE nabywcy z innego kraju sprawdzisz w VIES. Pokazujemy, jak działają oba sprawdzenia, jak NavyFlame wstrzymuje fakturę 0% dla nieaktywnego numeru i co się dzieje, gdy VIES nie odpowiada.
Przed fakturą dla firmy zwykle chcesz wiedzieć dwie rzeczy. Czy nazwa i adres na dokumencie są prawdziwe? I czy nabywca z innego kraju Unii ma aktywny numer VAT UE, bo od tego zależy stawka 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT)? To dwa osobne rejestry i dwa osobne sprawdzenia.
Obie integracje, GUS i VIES, są w wersji Beta. Kod działa, ale pełnej próby na żywych kontach sprzedawców jeszcze nie zamknęliśmy.
GUS udostępnia rejestr REGON przez usługę BIR. Według zasad dostępu do API REGON usługa i dane są bezpłatne, a o klucz prosisz e-mailem na adres regon_bir@stat.gov.pl. W wiadomości podajesz nazwę i REGON firmy, osobę do kontaktu z adresem e-mail i telefonem oraz przybliżoną liczbę jednoczesnych użytkowników. Adres IP serwera GUS zaleca podać, ale go nie wymaga. Sprawdzono 11 września 2026 r.
W NavyFlame klucz wklejasz w integracji GUS (REGON), w kategorii Weryfikacja firm, i sprawdzasz przyciskiem Testuj połączenie. Klucz zapisujemy zaszyfrowany, a zapytania idą na Twoim kluczu. Od tej chwili przy polu NIP pojawia się przycisk „Pobierz dane z GUS”:
Przycisk uzupełnia nazwę firmy i adres siedziby, czyli adres do faktury, a nie adres dostawy. Puste pola wypełniają się od razu. Jeśli w polu jest już inna wartość, zobaczysz listę różnic i sam zdecydujesz: „Nadpisz” albo „Zostaw moje”. Gdy rejestr notuje zakończenie działalności, obok danych pojawi się ta data, zanim wystawisz dokument.
VIES to bezpłatna usługa Komisji Europejskiej. Na zapytanie odpowiada jednym z trzech wyników: numer aktywny, numer nieaktywny albo usługa niedostępna. Jeśli jako pytający podasz własny numer VAT UE, odpowiedź zawiera unikalny numer konsultacji, czyli dowód, że dany numer sprawdzono w określonym momencie. Sprawdzono 11 września 2026 r.
W integracji VIES nie wpisujesz żadnego klucza. Podajesz swój numer VAT UE z prefiksem PL, żeby każde sprawdzenie dostało numer konsultacji. Przy numerze VAT UE nabywcy pojawia się przycisk „Sprawdź w VIES”, a wynik widzisz jako plakietkę: „Aktywny w VIES”, „Nieaktywny w VIES” albo „VIES niedostępny”, z datą i numerem konsultacji. Na karcie zamówienia jest historia sprawdzeń: kraj, numer, data i numer konsultacji. Nazwy ani adresu, które VIES może zwrócić, NavyFlame nie zapisuje.
Najważniejsza część dzieje się bez klikania. Gdy faktura dla nabywcy spoza Polski, z numerem VAT UE, miałaby stawkę 0% na towarze, NavyFlame najpierw pyta VIES. Dotyczy to faktur wystawianych w wFirma, inFakt, Fakturowni i iFirmie.
| Wynik VIES | Co dzieje się z fakturą |
|---|---|
| Numer aktywny | Faktura wychodzi, a dowód sprawdzenia zapisuje się przy zamówieniu |
| Numer nieaktywny | Domyślnie faktura czeka na Twoją decyzję. Możesz też wybrać wystawianie z VAT, jak dla konsumenta |
| VIES nie odpowiada | Sprawdzenie jest ponawiane przez kilkanaście minut, potem faktura czeka i dostajesz powiadomienie |
| Numer w złym formacie | Faktura czeka, bo VIES takiego numeru nie sprawdzi |
Wystawienie z VAT oznacza stawkę polską albo, przy włączonym OSS, stawkę kraju nabywcy z tabeli stawek. Wstrzymaną fakturę widać na karcie zamówienia razem z powodem. Po poprawieniu numeru VAT nabywcy w danych klienta klikasz „Ponów”. Faktury ze stawką VAT nie zależą od statusu nabywcy, więc przechodzą bez sprawdzania.
| Sytuacja | Sprawdzenie | Gdzie |
|---|---|---|
| Nowy klient firmowy z Polski | Dane z GUS po NIP | Formularz zamówienia albo klienta |
| Nabywca z UE podaje numer VAT UE | VIES z numerem konsultacji | Przycisk przy numerze VAT UE |
| Faktura 0% (WDT) | Automatyczne sprawdzenie w VIES | Przed wystawieniem faktury |
| Przelew do dostawcy | Biała lista | Poza NavyFlame, w wykazie Ministerstwa Finansów |
Zanim puścisz automatyzację na wszystkie zamówienia, przejrzyj reguły fakturowania i typowe błędy na fakturach. Najlepiej sprawdź jedno zamówienie dla firmy z UE, zanim zaczniesz wystawiać takie faktury seryjnie.
Nie. Rejestr REGON podaje nazwę, REGON i adres siedziby firmy. Status podatnika VAT i rachunek bankowy sprawdzasz na białej liście Ministerstwa Finansów, a numer VAT UE firmy z innego kraju w VIES.
Domyślnie wstrzyma fakturę ze stawką 0% i pokaże powód na karcie zamówienia. Po poprawieniu numeru klikasz Ponów. W ustawieniach integracji VIES możesz zamiast tego wybrać wystawianie takiej faktury z VAT, jak dla konsumenta.
Sprawdzenie przed fakturą jest ponawiane przez kilkanaście minut. Jeśli VIES dalej nie odpowiada, faktura czeka, a Ty dostajesz powiadomienie. Niedostępność VIES nigdy nie jest traktowana jak numer aktywny ani nieaktywny.
Sprzedajesz firmie z innego kraju UE, która podała numer VAT-UE? Sprawdź, jak wystawić fakturę dla kontrahenta z Unii: kiedy to WDT ze stawką 0 procent, kiedy odwrotne obciążenie usługi, jak weryfikować numer w VIES i co musi znaleźć się na dokumencie.
Czym jest biała lista podatników VAT, dlaczego trzeba sprawdzać rachunek dostawcy, jakie sankcje grożą za płatność powyżej 15 tys. zł na konto spoza wykazu i jak weryfikować kontrahentów przy zakupach hurtowych do sklepu internetowego.
Najczęstsze błędy na fakturach w sklepie internetowym: zły NIP, błędna stawka VAT, literówki w danych nabywcy, luki w numeracji i pomyłki w kwotach. Pokazujemy, ile kosztują korekty oraz jak automatyczne przenoszenie danych z zamówienia eliminuje pomyłki.
Integracje GUS i VIES są w wersji Beta i nie wymagają płatnych kluczy. Zobacz, co dokładnie sprawdzamy i gdzie pojawia się wynik.
Zobacz integrację VIESUżywamy plików cookies, aby zapewnić prawidłowe działanie strony, analizować ruch oraz personalizować treści. Dowiedz się więcej w naszej polityce prywatności.
Zarządzaj preferencjami
