Stawka VAT 0%, ZW i NP w katalogu NavyFlame i na fakturze z Allegro

Co ustawiasz i co sprawdzasz

Stawka VAT na fakturze do zamówienia z Allegro może pochodzić z trzech miejsc: z samego zamówienia albo oferty na Allegro, z karty produktu w katalogu NavyFlame albo ze stawki zastępczej. O tym, które źródło wygrywa, decyduje reguła VAT ustawiona osobno dla każdego konta księgowego. Ta instrukcja prowadzi przez cztery kroki:

1. Deklaracja VAT na karcie produktu w module Magazyn, także 0%, ZW i NP.
2. Uzupełnienie wielu produktów naraz: zmiana masowa, import i eksport pliku.
3. Reguła „VAT pozycji dla konta księgowego” w zakładce Fakturowanie → Reguły.
4. Podgląd wyboru VAT dla przykładowej pozycji Allegro, zanim powstanie jakikolwiek dokument.

Nazwy pól i przycisków opisujemy według wersji NavyFlame z 11 listopada 2026 r. Jaką stawkę ma mieć konkretny towar, ustala sprzedawca razem z księgowym. Ten tekst nie jest poradą podatkową. Jeśli dopiero dobierasz stawki do asortymentu, zacznij od przeglądu stawek VAT w e-commerce.

0%, ZW, NP i brak deklaracji to cztery różne sytuacje

NavyFlame zapisuje każdą z nich osobno i nie zamienia jednej w drugą. Przykłady w trzeciej kolumnie pochodzą z ustawy o VAT i służą wyłącznie rozróżnieniu pojęć.

Zwolnienie podmiotowe ma limit wartości sprzedaży, który opisujemy osobno w tekście o limicie zwolnienia z VAT.

Krok 1. Zadeklaruj VAT na karcie produktu

Otwórz Magazyn i wejdź w edycję produktu albo dodaj nowy przyciskiem „Dodaj produkt”. Pole nazywa się „VAT produktu” i przyjmuje:

• liczbę od 0 do 100 z najwyżej dwoma miejscami po przecinku, na przykład 23, 8, 5 albo 0,
• ZW,
• NP,
• słowo brak, które usuwa deklarację.

Pod polem panel od razu pokazuje „Deklaracja po zapisie”, na przykład „ZW, zwolnione z VAT”, „NP, nie podlega VAT” albo „Brak deklaracji VAT”. Wpis spoza tej listy, na przykład 101 albo 7,555, panel odrzuca komunikatem z wymaganym formatem.

Przed pierwszą zmianą zapamiętaj, jak działa edycja:

• pole, którego nie ruszasz, zachowuje dotychczasową deklarację,
• wyczyszczenie pola albo wpis brak usuwa deklarację jawnie,
• przy tworzeniu nowego produktu puste pole oznacza brak deklaracji.

Jeśli po zapisie zobaczysz komunikat „Silnik nie potwierdził zapisu deklaracji VAT”, odśwież produkt i sprawdź, co zostało zapisane, zanim spróbujesz ponownie.

Zmiana deklaracji w katalogu sama nie aktualizuje istniejących ofert na Allegro i nie oznacza ich do ponownej publikacji. Stawkę w ofercie ustawia się po stronie Allegro. Według dokumentacji Allegro dla deweloperów dostępne w ofercie wartości zależą od kategorii i obejmują między innymi 23, 8, 5, zwolnienie (EXEMPT) i czynność poza zakresem VAT (OUT_OF_SCOPE_OF_VAT), a od 2023 roku oferta pozwala podać stawki osobno dla krajów.

Krok 2. Wiele produktów naraz: zmiana masowa, import i eksport

Zmiana masowa. Na liście Magazynu zaznacz produkty albo zawęź filtr i użyj przycisku „VAT” z liczbą produktów. Okno „Masowa zmiana stawki VAT” przyjmuje tylko liczbę w polu „Nowa stawka VAT (%)”, więc ZW i NP ustawisz na karcie produktu albo importem. Domyślnie okno uzupełnia wyłącznie produkty bez stawki. Pole „Nadpisz istniejące stawki” zmienia także pozostałe, w tym produkty oznaczone ZW albo NP, którym liczba zastąpi tę deklarację. Najpierw kliknij „Podejrzyj zakres”, sprawdź liczby „Bez stawki” i „z istniejącą stawką”, dopiero potem „Ustaw” z wybraną stawką. Zakres obejmuje najwyżej 5000 produktów.

Import z pliku. W imporcie produktów w Magazynie przypisz kolumnę do pola „VAT produktu”. Komórka przyjmuje 0, 5, 8, 23, ZW albo NP. Pusta komórka zachowuje istniejącą deklarację, a wpis brak ją usuwa. Jeśli plik zawiera kilka wierszy wariantów tego samego produktu z wypełnionym VAT, wszystkie muszą mieć tę samą deklarację.

Eksport do poprawki. Zaznacz produkty i kliknij „Eksport VAT do XLSX” (od 1 do 5000 produktów, każdy z uzupełnionym SKU). Wszystkie komórki pliku są tekstem, więc nazwa zaczynająca się od znaku równości nie zamieni się w formułę. Popraw kolumnę VAT i wczytaj plik z dopasowaniem po SKU w trybie „Tylko aktualizuj istniejące”, żeby import nie utworzył nowych produktów.

Krok 3. Ustaw regułę VAT konta księgowego

Przejdź do zakładki Fakturowanie → Reguły i w karcie „Automatyzacja” wybierz przepływ z Allegro do systemu księgowego. Poniżej pojawi się karta „VAT pozycji dla konta księgowego”. Wybierz w niej „Konto księgowe dla reguły VAT”. Ustawienie należy do tego konta i obowiązuje w całej firmie, a automatyzacja może nadpisać część pól (panel informuje o tym osobnym komunikatem). Do zapisu potrzebujesz uprawnienia do zmiany integracji.

Dwa przyciski ustawiają gotowe kombinacje: „Preset: zachowaj źródło” (bez katalogu, bez wstrzymania, bez stawki zastępczej) oraz „Preset: katalog i kontrola” (preferencja katalogu i wstrzymanie przy braku stawki). Zapisz przyciskiem „Zapisz regułę VAT konta”. Komunikat „Reguła VAT zapisana i sprawdzona ponownym odczytem” oznacza, że panel odczytał zapisaną wartość jeszcze raz i zgadza się ona z formularzem.

Kolejność, w jakiej pozycja z Allegro dostaje stawkę:

1. Deklaracja przy pozycji zamówienia Allegro, a gdy jej nie ma, deklaracja z oferty.
2. Przy „Preferuj katalog”: stawka albo ZW lub NP z karty produktu, jeśli dopasowanie jest jednoznaczne. Nie dotyczy pozycji, dla których Allegro podało ZW albo NP.
3. Gdy stawki nadal brak: stawka zastępcza konta (tylko przy preferencji katalogu), a bez niej dotychczasowa stawka zastępcza. Dla Allegro to 23%, a podgląd pokazuje ją jako „dotychczasowa stawka zastępcza”.
4. Przy „Wstrzymaj dokument” stawki z punktu 3 nie wystarczą i dokument zostaje wstrzymany do uzupełnienia deklaracji.

W tej samej zakładce karta „VAT i OSS” zawiera pole „Źródło stawki VAT” i tabelę stawek według kraju dostawy. Opis pola mówi wprost: wybór tabeli określa dalsze rozliczenie, ale nie zastępuje wymaganej deklaracji VAT pozycji. Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE opisuje tekst o VAT OSS.

Krok 4. Sprawdź wybór w podglądzie, zanim zapiszesz

Na dole karty jest podgląd bez zapisu dla przykładowej pozycji Allegro z polską dostawą. Uzupełnij „SKU z katalogu (opcjonalnie)” i „Deklaracja VAT źródła w przykładzie”, a potem kliknij „Sprawdź wybór VAT”. Podgląd używa reguły z formularza, także niezapisanej. Na liście deklaracji źródła jest też OO, czyli odwrotne obciążenie: służy do sprawdzenia blokady, Allegro nie przekazuje takiego kodu. Wynik pokazuje „Wybrany VAT”, „Pochodzenie” (na przykład „katalog firmy”, „oferta źródłowa” albo „dotychczasowa stawka zastępcza”) i informację, czy dokument zostałby wstrzymany.

Przykładowe próby na produkcie testowym z deklaracją 8% w katalogu:

Podgląd nie wystawia dokumentu i nie łączy się z systemem księgowym. Pokazuje wybór stawki przed tabelą VAT i OSS, które mogą jeszcze zmienić stawkę na dokumencie. Podgląd ze wskazanym SKU przy „Preferuj katalog” wymaga dostępu do całego katalogu firmy. Osoba z dostępem tylko do części magazynów dostanie odmowę.

Co wstrzymuje dokument i co wtedy zrobić

Na karcie zamówienia, w sekcji Fakturowanie, wstrzymany dokument ma status „Nie wystawiono” z jednym z dwóch wyjaśnień. Oba wymieniają SKU albo nazwy pozycji, których dotyczą. Przycisk „Ponów” jest dostępny także przy tym statusie.

Brak stawki. Komunikat zaczyna się od słów „Brak stawki VAT z oferty dla” i kończy prośbą o uzupełnienie stawki w katalogu albo na ofercie. Pojawia się tylko przy ustawieniu „Wstrzymaj dokument”. Uzupełnij deklarację na karcie produktu (przy „Preferuj katalog”) albo w ofercie na Allegro i kliknij „Ponów”.

Deklaracja ZW, NP albo OO. Komunikat mówi, że pozycje mają deklarację VAT ZW, NP lub OO i że nie zastąpiono jej stawką 0% ani 23%. Ta blokada działa zawsze, także przy „Dotychczasowej regule zastępczej”. Najpierw ustal z księgowym, czy deklaracja jest prawidłowa:

• jeśli była błędna, popraw ją w ofercie albo w katalogu, żeby kolejne zamówienia przychodziły z właściwą stawką. Gdy „Ponów” nadal wstrzymuje bieżący dokument, na przykład dlatego, że deklaracja przyszła w samym zamówieniu z Allegro, wystaw go bezpośrednio w systemie księgowym,
• jeśli jest prawidłowa, wystaw dokument bezpośrednio w systemie księgowym. Tak postępujesz przy ZW, NP, OO i paragonach we wszystkich systemach księgowych.

Inne przyczyny nieudanych dokumentów zebraliśmy w tekście co zrobić, gdy faktura się nie wystawiła, a cały proces dla Allegro w instrukcji automatycznych faktur z Allegro.

Czego NavyFlame nie robi

• Nie klasyfikuje towarów i nie wybiera stawki za Ciebie. Przenosi deklarację, którą ustawisz w katalogu albo na Allegro.
• Nie zamienia ZW ani NP na 0% albo 23% i nie wymyśla podstawy zwolnienia.
• Zmiana w katalogu sama nie aktualizuje istniejących ofert na Allegro.
• Nie wysyła dokumentów do KSeF. Wysyłkę wykonuje system księgowy według swojej konfiguracji, co panel przypomina w zakładce Reguły.
• Podgląd nie wystawia dokumentu i nie wywołuje systemu księgowego.

Całą ścieżkę od zamówienia do faktury opisuje strona fakturowania w NavyFlame, a ustawienia reguł obejrzysz na danych przykładowych w demo reguł fakturowania.

Źródła

Sprawdzone 11 listopada 2026 r.:

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1263 (obwieszczenie z 1 września 2026 r., stan prawny na 26 sierpnia 2026 r.): art. 41 ust. 3, 4 i 6 (stawka 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie i eksporcie), art. 106a pkt 2 (sprzedaż, której miejscem świadczenia jest państwo trzecie albo inne państwo UE, gdy podatek rozlicza nabywca), art. 106e ust. 1 pkt 19 (wskazanie podstawy zwolnienia na fakturze przy zwolnieniu z art. 43 ust. 1 albo art. 113 ust. 1 i 9).
• Allegro dla deweloperów, 29 kwietnia 2021 r.: możliwe wartości stawki 23.00, 8.00, 5.00, EXEMPT i OUT_OF_SCOPE_OF_VAT, zależnie od kategorii.
• Allegro dla deweloperów, 12 kwietnia 2023 r.: obiekt taxSettings ze stawkami osobno dla krajów.