Data sprzedaży na fakturze w NavyFlame: zamówienie, płatność, nadanie

Co ustawia karta „Daty dokumentów”

Faktura ma datę wystawienia, a jeśli jest określona i różni się od niej, także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, potocznie nazywaną datą sprzedaży (art. 106e ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o VAT). Przy fakturze zaliczkowej w tym miejscu jest data otrzymania zapłaty. Gdy dokument powstaje automatycznie z zamówienia, ktoś musi zdecydować, z którego zdarzenia ma pochodzić data sprzedaży: z zamówienia, z płatności czy z nadania paczki. W NavyFlame robisz to w karcie „Daty dokumentów”, osobno dla każdego konta księgowego.

Karta ustawia trzy rzeczy:

1. „Strefa czasowa sprzedawcy”, w której liczone są dni kalendarzowe.
2. „Data sprzedaży”, czyli zdarzenie, z którego pochodzi data sprzedaży.
3. Dla Fakturowni dodatkowo „Termin płatności (dni od wystawienia)”.

Którą datę sprzedaży stosować do Twoich transakcji, ustala księgowy. Różnice między datą sprzedaży a datą wystawienia omawiamy w tekście data sprzedaży a data wystawienia faktury. Ten tekst nie jest poradą podatkową. Opis dotyczy wersji NavyFlame z 11 listopada 2026 r.

Dotychczasowa reguła: co trafia na fakturę bez zmian

Domyślna opcja pola „Data sprzedaży” to „Dotychczasowa reguła systemu księgowego”. Utrzymuje sposób działania sprzed wprowadzenia karty, a ten różni się między systemami:

Jeśli prowadzisz sprzedaż w dwóch systemach księgowych, ta sama reguła dotychczasowa da więc różne daty sprzedaży. Wybór konkretnego zdarzenia ujednolica wynik.

Krok 1. Otwórz kartę i wybierz konto

Przejdź do zakładki Fakturowanie → Reguły i w karcie „Automatyzacja” wybierz przepływ, którego celem jest system księgowy. Niżej pojawi się karta „Daty dokumentów”. W polu „Konto księgowe” wybierz konto. Przy jednym koncie danego systemu panel wybiera je sam, przy kilku musisz wskazać je jawnie. Brak kont oznacza komunikat „Najpierw połącz konto księgowe w Integracjach.” Do zapisu potrzebujesz uprawnienia do zmiany integracji.

Ustawienie dotyczy wybranego konta, również dokumentów wystawianych ręcznie. Jeśli zobaczysz komunikat, że wybrana automatyzacja ma własną regułę dat, ta reguła ma pierwszeństwo przed ustawieniem konta, a podgląd ją uwzględnia.

Krok 2. Ustaw strefę czasową

Pole „Strefa czasowa sprzedawcy” ma domyślnie wartość Europe/Warsaw. Zmieniasz je tylko wtedy, gdy firma rozlicza się według innej strefy, na przykład Europe/Berlin. Wpisuje się nazwę strefy, a nie przesunięcie w godzinach.

Strefa ma znaczenie, bo zdarzenia są zapisywane z dokładnym czasem, a faktura potrzebuje dnia. Przykład: płatność o 00:15 czasu polskiego 2 lipca to według UTC jeszcze 1 lipca. Przy strefie Europe/Warsaw datą płatności na dokumencie będzie 2 lipca. W tej samej strefie liczona jest data wystawienia, więc dokument wystawiony tuż po północy ma już nowy dzień.

Krok 3. Wybierz źródło daty sprzedaży

Pod polem panel przypomina: brak wybranej daty zatrzyma wystawienie dokumentu, a utworzenie etykiety nie oznacza wysyłki.

Przy dacie przekazania przesyłki zwróć uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, NavyFlame zapisuje ją w chwili, w której odczyta status nadania ze śledzenia przesyłki, więc godzina może być późniejsza niż faktyczne odebranie paczki. Paczka odebrana przed północą, a odczytana po północy, dostanie datę następnego dnia. Po drugie, przesyłka musi być widoczna w NavyFlame, a NavyFlame musi odnotować dla niej status „Nadana”. Jeśli status przeskoczył od razu na dalszy etap, na przykład „W transporcie”, daty nadania nie ma. Późniejsza zmiana statusu nie kasuje daty, która już została zapisana.

Krok 4. Termin płatności w Fakturowni

Dla konta Fakturowni karta ma pole „Termin płatności (dni od wystawienia)”. Puste pole zachowuje domyślny termin ustawiony w Fakturowni. Wpisz liczbę całkowitą od 0 do 999. Wartość 0 oznacza dzień wystawienia, a termin liczony jest w dniach kalendarzowych od daty wystawienia. Jak sprawdzić pierwszy dokument po stronie Fakturowni, opisuje przewodnik po Fakturowni.

Krok 5. Sprawdź daty na przykładzie i zapisz

Kliknij „Sprawdź daty na przykładzie”. Podgląd liczy daty dla stałego przykładu w czasie Polski: zamówienie 1 lipca o 00:15, płatność 2 lipca o 00:15, wysyłka 3 lipca o 00:15 i wystawienie 4 lipca o 00:15. Wynik pokazuje „Data wystawienia” i „Data sprzedaży”, a dla Fakturowni także „Termin płatności”. Przy strefie Europe/Warsaw oczekiwane daty sprzedaży to:

• „Data zamówienia”: 1 lipca,
• „Data płatności”: 2 lipca,
• „Data przekazania przesyłki przewoźnikowi”: 3 lipca,
• data wystawienia we wszystkich wariantach: 4 lipca.

Jeśli podgląd pokazuje dzień wcześniej, sprawdź strefę czasową. Podgląd nie wystawia dokumentu. Gdy wynik się zgadza, kliknij „Zapisz regułę dat”. Komunikat „Reguła dat została zapisana.” potwierdza zapis. Po zapisie sprawdź pierwszy prawdziwy dokument w systemie księgowym.

Jak połączyć datę nadania z momentem wystawienia

Data sprzedaży i moment wystawienia to dwa osobne ustawienia. Moment wystawienia wybierasz w polu „Wyzwalacz wystawienia” w karcie „Kiedy wystawiać dokumenty” na tej samej stronie. Jeśli data sprzedaży ma pochodzić z nadania, wyzwalacz musi zadziałać dopiero wtedy, gdy przesyłka jest już nadana:

Przy dacie płatności i wyzwalaczu po opłaceniu data płatności jest zwykle znana już w chwili wystawiania. Szerzej o automatyzacji dokumentów piszemy w tekście o automatyzacji faktur w e-commerce.

Gdy dokument się zatrzyma

Jeśli wybranego zdarzenia nie ma, NavyFlame nie wysyła dokumentu do systemu księgowego. Na karcie zamówienia, w sekcji Fakturowanie, dokument ma status błędu z komunikatem, którego daty brakuje, na przykład daty przekazania przesyłki przewoźnikowi, i z prośbą o uzupełnienie zdarzenia albo zmianę źródła daty sprzedaży w regułach fakturowania. Masz dwie drogi:

• poczekaj, aż zdarzenie nastąpi, na przykład przesyłka dostanie status „Nadana”, i kliknij „Ponów”,
• zmień źródło daty sprzedaży dla konta, jeśli wybrane zdarzenie nie pasuje do Twojego procesu.

Podobny błąd zobaczysz przy nieprawidłowej nazwie strefy czasowej. Inne przyczyny nieudanych dokumentów zebraliśmy w tekście co zrobić, gdy faktura się nie wystawiła.

Czego NavyFlame nie rozstrzyga

• Nie decyduje, która data jest prawidłowa dla Twoich transakcji. Wybierasz ją razem z księgowym.
• Nie zmienia dat na dokumentach już wystawionych.
• Nie wysyła dokumentów do KSeF. Wysyłkę wykonuje system księgowy według swojej konfiguracji.
• Nie traktuje etykiety jako nadania. Data nadania pochodzi wyłącznie ze statusu przesyłki.

Kartę „Daty dokumentów” i pozostałe reguły obejrzysz na danych przykładowych w demo reguł fakturowania, a zakres fakturowania opisuje strona fakturowania w NavyFlame.

Źródła

Sprawdzone 11 listopada 2026 r.:

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1263 (obwieszczenie z 1 września 2026 r., stan prawny na 26 sierpnia 2026 r.): art. 106e ust. 1 pkt 1 (data wystawienia) i pkt 6 (data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia).