Czy potrzebuję integratora e-commerce - jak to ocenić

Czy potrzebuję integratora e-commerce

Krótka odpowiedź: zależy od tego, ile czasu i nerwów pochłania u Ciebie obsługa zamówień, a nie od tego, jak duży masz obrót. Integrator e-commerce to narzędzie, które spina marketplace, sklep, księgowość i kurierów w jeden obieg. Jeśli jeszcze nie wiesz, czym dokładnie jest takie narzędzie, zacznij od tekstu o tym, co to jest integrator e-commerce, a tutaj skupimy się na jednej decyzji: czy Tobie już się to opłaca.

Najprościej ocenić to przez objawy. Sklep, który rośnie, prędzej czy później zaczyna tracić czas na czynnościach, które komputer mógłby wykonać sam. Im więcej takich czynności rozpoznasz u siebie, tym bliżej jesteś momentu, w którym integrator zwraca się szybciej niż kosztuje.

Co ważne, integrator nie jest celem samym w sobie. Jeśli sprzedajesz w jednym sklepie, masz po kilka zamówień dziennie i bez problemu wystawiasz faktury na bieżąco, prostsze rozwiązanie wystarczy. Dokładanie kolejnej warstwy nie ma wtedy sensu. Integrator to odpowiedź na skalę i wielokanałowość, nie na sam fakt prowadzenia sprzedaży online.

Pięć objawów, że czas na integrator

Poniższe sygnały pojawiają się niezależnie od branży. Jeśli rozpoznajesz u siebie dwa lub trzy z nich, to mocna przesłanka, by policzyć opłacalność.

• Ręczne przepisywanie danych - kopiujesz dane nabywcy, pozycje i adres z panelu marketplace do księgowości albo do panelu kuriera. To pierwszy i najczęstszy objaw. Każde takie kopiuj-wklej to czas i ryzyko literówki.
• Overselling - sprzedajesz ten sam towar na kilku kanałach, a stany magazynowe nie aktualizują się wszędzie naraz, więc przyjmujesz zamówienie na produkt, którego już nie masz. Skutek to anulowania, zwroty i gorsze oceny sprzedawcy.
• Opóźnione faktury - dokumenty robisz partiami wieczorem albo na koniec tygodnia, bo nie nadążasz na bieżąco. Klient czeka, a Ty masz zaległości w rozliczeniach.
• Wiele paneli naraz - codziennie logujesz się osobno do Allegro, do sklepu, do programu fakturowego i do panelu kuriera. Nic samo się między nimi nie przenosi, a Ty żonglujesz zakładkami.
• Obsługa rośnie szybciej niż sprzedaż - dokładasz osobę do klikania, zamiast zarabiać więcej na tej samej ekipie. To sygnał, że proces, a nie rynek, ogranicza Twój wzrost.

Każdy z tych objawów ma wspólną przyczynę: dane nie płyną automatycznie między systemami. Integrator likwiduje ten rozjazd, bo pobiera zamówienia raz, a potem sam przekazuje je do księgowości, magazynu i kuriera według reguł, które ustawisz.

Objaw kontra rozwiązanie

Próg opłacalności - prosty rachunek

Decyzję najłatwiej podjąć na liczbach. Policz, ile minut zajmuje Ci ręczna obsługa jednego zamówienia od pobrania danych po nadanie przesyłki, i pomnóż przez liczbę zamówień.

Przyjmijmy realistyczny przykład: 40 zamówień dziennie, każde po 3 minuty ręcznej obsługi.

• Dziennie: 40 x 3 minuty = 120 minut, czyli 2 godziny.
• Miesięcznie (22 dni robocze): około 44 godziny.

Czterdzieści kilka godzin miesięcznie to ponad tydzień pracy w skali roku, wydany na przepisywanie danych. Nawet przy ostrożnej wycenie tej godziny, koszt ręcznej obsługi szybko przekracza abonament za integrator. A to jeszcze nie wszystko, bo do rachunku dochodzą koszty trudniejsze do zmierzenia: anulowane zamówienia z oversellingu, reklamacje za błędny adres, gorsze oceny i utracone konto sprzedawcy przy powtarzających się wpadkach.

Ogólna zasada brzmi tak: jeśli ręczna obsługa zaczyna zabierać Ci około godziny dziennie albo zdarza Ci się overselling, integrator zwykle zwraca się w pierwszym lub drugim miesiącu. Konkretne koszty rozkładamy w osobnym tekście o tym, ile kosztuje integrator e-commerce.

Kiedy integrator jeszcze się nie opłaca

Dla równowagi warto nazwać sytuacje, w których lepiej poczekać.

• Sprzedajesz tylko na jednym kanale i masz po kilka zamówień dziennie.
• Wystawiasz faktury na bieżąco bez poczucia, że Cię to przytłacza.
• Twoje produkty są proste i jednorodne, więc ręczna obsługa jest szybka.
• Dopiero testujesz pomysł na biznes i nie wiesz jeszcze, czy zostaniesz na tym rynku.

W takich przypadkach prosta wtyczka do faktur albo pojedyncza integracja sklepu z księgowością wystarczy. Integrator dołożysz wtedy, gdy pojawi się drugi kanał albo gdy obsługa zacznie Cię spowalniać.

Jak ocenić to u siebie w pięć minut

Nie musisz zgadywać. Zrób krótki audyt własnego procesu.

1. Policz kanały - na ilu platformach realnie sprzedajesz albo planujesz sprzedawać w najbliższym kwartale? Allegro, eBay, Erli, własny sklep na WooCommerce, Shopify, PrestaShop czy Shoper liczą się osobno.
2. Zmierz czas - przez jeden dzień zapisuj, ile minut zajmuje obsługa zamówienia od początku do końca. Pomnóż przez liczbę zamówień.
3. Sprawdź objawy - przejrzyj listę pięciu objawów z tego tekstu i zaznacz te, które Cię dotyczą.
4. Policz wpadki - ile razy w ostatnim miesiącu zdarzył się overselling, błędny adres albo faktura wystawiona z dużym opóźnieniem?

Jeśli wychodzi Ci więcej niż jeden kanał, ponad godzina dziennie na obsługę i przynajmniej kilka wpadek miesięcznie, integrator niemal na pewno się opłaci. Jeśli liczby są niskie, masz spokojną głowę i wiesz, że na razie nie ma pośpiechu.

Najlepszy następny krok to zobaczyć narzędzie w działaniu na konkretnym przykładzie, a nie tylko na opisie. W NavyFlame możesz przeklikać pełne, interaktywne demo bez rejestracji i bez karty, żeby przejść cały obieg zamówienie - faktura - wysyłka. Gdy uznasz, że czas spiąć kanały, zacznij od jednego kanału i jednego systemu księgowego, a kolejne dokładaj stopniowo. Jak ułożyć taki start, opisujemy w poradniku o sprzedaży wielokanałowej. Aktualne pakiety znajdziesz na stronie planów subskrypcyjnych.

Najczesciej zadawane pytania