iFirma vs inFakt - porównanie księgowości online dla sklepu

iFirma vs inFakt - dwa podejścia do księgowości online

Wybór między iFirma a inFakt sprowadza się do jednego pytania: chcesz prowadzić księgowość sam czy oddać ją w ręce księgowego? Oba systemy to dojrzałe polskie platformy łączące fakturowanie z księgowością online dla małych firm, ale każda stawia na inny model pracy. Dla sprzedawcy internetowego ta różnica przekłada się wprost na koszty miesięczne, ilość czasu spędzonego nad dokumentami i komfort przy rozliczeniach VAT.

iFirma to weteran rynku - jeden z najdłużej działających systemów do fakturowania i prowadzenia KPiR online. Jego znakiem rozpoznawczym jest niska cena i nastawienie na samodzielne księgowanie. inFakt poszedł w stronę usługi z człowiekiem w środku: w wyższych planach dostajesz dedykowanego księgowego, który przejmuje deklaracje, rozliczenia i pilnowanie terminów.

W tym porównaniu przechodzimy przez ceny, aplikację mobilną, API i integracje, gotowość na KSeF oraz to, co dla sklepu kluczowe - jak każdy z systemów radzi sobie z wolumenem zamówień z marketplace.

Księgowość z księgową kontra samodzielne rozliczenia

Najważniejsza różnica między iFirma a inFakt to filozofia obsługi rozliczeń. To ona decyduje, czy system będzie dla Ciebie tani i wymagający, czy droższy i wygodny.

inFakt w planach z księgowością przypisuje Ci konkretną osobę. Księgowy odpowiada na pytania, sprawdza dokumenty, wysyła deklaracje i pilnuje, żeby nic Ci nie umknęło. Dla sprzedawcy, który nie zna się na podatkach i woli skupić się na sprzedaży, to realna oszczędność nerwów. Płacisz więcej, ale część odpowiedzialności za rozliczenia zdejmuje z Ciebie człowiek.

iFirma idzie inną drogą. System prowadzi Cię przez fakturowanie i KPiR, generuje deklaracje VAT i PIT, ale to Ty klikasz i zatwierdzasz. Jest wsparcie i baza wiedzy, jednak nie ma dedykowanego księgowego, który zrobi rozliczenie za Ciebie w pakiecie standardowym. W zamian płacisz dużo mniej. To dobry układ dla sprzedawcy, który ogarnia podstawy księgowości albo prowadzi prostą jednoosobową działalność na ryczałcie czy KPiR.

Praktyczny wniosek: jeśli zaczynasz i każda złotówka kosztów stałych boli, iFirma da Ci taniej narzędzie do faktur i podstawowej księgowości. Jeśli rośniesz, masz mieszane stawki VAT, sprzedaż zagraniczną i nie chcesz tego ogarniać sam, inFakt z księgowym zdejmie z Ciebie ciężar.

Warto też pomyśleć o tym, jak ten wybór będzie wyglądał za rok czy dwa. Sprzedawca, który dziś robi 50 zamówień miesięcznie, za rok może mieć ich 500 i wejść w VAT OSS przy sprzedaży do innych krajów Unii. iFirma poprowadzi Cię przez to samodzielnie, o ile czujesz się pewnie w deklaracjach. inFakt da Ci wtedy księgowego, który podpowie, jak rozliczyć transakcje zagraniczne i które stawki zastosować. To różnica między tym, że uczysz się przepisów sam, a tym, że pyta się o nie kogoś, kto robi to zawodowo.

Porównanie iFirma i inFakt - tabela najważniejszych różnic

Poniżej zestawienie cech, które najczęściej decydują o wyborze systemu księgowości online dla sklepu. Konkretne kwoty zmieniają się, dlatego ceny opisujemy widełkami - aktualne cenniki zawsze sprawdzaj na stronach obu dostawców.

Tabela pokazuje, że pod kątem samego zakresu funkcji oba systemy są blisko siebie. Wystawisz w nich faktury VAT, korekty, faktury zaliczkowe, poprowadzisz KPiR lub ryczałt i wygenerujesz JPK. Różnica leży głównie w cenie i tym, ile pracy zostaje po Twojej stronie.

Aplikacja mobilna, API i integracje - co liczy się w e-commerce

Dla sprzedawcy internetowego sama lista funkcji księgowych to nie wszystko. Liczy się, jak system wpina się w Twój codzienny obieg zamówień i czy da się go zautomatyzować.

Aplikacja mobilna przyda się, gdy chcesz wystawić fakturę z telefonu albo szybko sfotografować i wrzucić koszt. inFakt mocno postawił na mobilność - skanowanie paragonów i faktur kosztowych aparatem to jedna z jego wizytówek. iFirma również ma aplikację mobilną do fakturowania i podglądu, choć nacisk położono bardziej na webowy panel.

Z perspektywy automatyzacji najważniejsze jest API. Oba systemy udostępniają interfejs REST, który pozwala wystawiać faktury programowo - bez ręcznego klikania. To właśnie z tego korzysta integrator taki jak NavyFlame. inFakt ma przy tym opinię systemu z lepiej udokumentowanym API, ale w praktyce dla typowej automatyzacji fakturowania oba interfejsy wystarczają i działają stabilnie.

Jeśli wybierzesz iFirma, możesz podłączyć ją do NavyFlame przez dedykowaną integrację iFirma i kierować do niej zamówienia z wybranych kanałów. Analogicznie działa integracja inFakt - ten sam mechanizm, inny system docelowy. Najwygodniej wygląda to przy sprzedaży na marketplace, gdzie liczba zamówień rośnie szybko: gotowa ścieżka Allegro do inFakt automatycznie tworzy fakturę z każdego zamówienia z konta Allegro.

Obsługa wolumenu - dlaczego ręczne fakturowanie się nie skaluje

Tu dochodzimy do sedna problemu, który łączy się z e-commerce. iFirma i inFakt to świetne narzędzia do księgowości, ale obie zostały zaprojektowane do wystawiania faktur ręcznie. Przy kilku dokumentach dziennie to żaden problem. Przy 200, 400 czy 800 zamówieniach miesięcznie z Allegro, eBay, WooCommerce i własnego sklepu ręczne przepisywanie danych nabywcy, NIP i pozycji staje się fizycznie niewykonalne.

Wyobraź sobie sklep z 500 zamówieniami w miesiącu. Gdybyś poświęcał 2 minuty na ręczne wystawienie jednej faktury, to ponad 16 godzin pracy miesięcznie - dwa pełne dni etatowe wyparowane na przepisywanie tego, co i tak jest już w systemie zamówienia. Do tego dochodzą literówki w NIP, błędne stawki VAT i pomylone dane wysyłki.

Tu właśnie wkracza warstwa, której ani iFirma, ani inFakt same nie dają - integrator e-commerce. NavyFlame to polski hub, który pobiera zamówienia z marketplace i sklepów (Allegro, eBay, Erli, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Shoper, IdoSell), a następnie automatycznie wystawia fakturę w wybranym systemie księgowym - również w iFirma lub inFakt. Faktura powstaje z poprawnymi danymi nabywcy, NIP i właściwą stawką VAT, gotowa pod KSeF, bez Twojego udziału.

W tym układzie iFirma lub inFakt zostaje Twoją księgowością i miejscem, gdzie faktury fizycznie powstają i są archiwizowane. NavyFlame jest mostem między sprzedażą a księgowością: pilnuje, żeby każde zamówienie zamieniło się w dokument, monitoruje proces w czasie rzeczywistym i w razie błędu (na przykład chwilowej niedostępności API księgowości) trzyma zlecenie w kolejce ponawiania, którą wznawiasz jednym kliknięciem. Dzięki temu wybór między iFirma a inFakt przestaje być wyborem między tanim a wygodnym - obie opcje stają się w pełni zautomatyzowane.

KSeF i bezpieczeństwo rozliczeń w iFirma i inFakt

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. Dla sprzedawcy internetowego oznacza to, że system księgowości musi umieć produkować e-faktury w wymaganej strukturze i wysyłać je do KSeF.

Zarówno iFirma, jak i inFakt rozwijają obsługę KSeF i dostosowują swoje systemy do struktury e-faktury. W praktyce wybór między nimi nie powinien zależeć od samego KSeF, bo oba podążają za wymogami. Ważniejsze jest, żeby dane wejściowe do faktury były poprawne od początku - prawidłowy NIP nabywcy, właściwa stawka VAT i kompletne pozycje. Błędna faktura w KSeF to korekta i dodatkowa praca.

To kolejny argument za automatyzacją. Gdy faktura powstaje automatycznie z danych zamówienia pobranych ze sprawdzonego źródła, ryzyko literówki w NIP czy złej stawki VAT spada do minimum. NavyFlame mapuje dane zamówienia na pola faktury konsekwentnie, więc to, co trafia do iFirma lub inFakt, a stamtąd do KSeF, jest spójne. Mniej korekt, mniej nerwów przy kontroli.

Pamiętaj też, że KSeF nie zwalnia Cię z myślenia o tym, kto jest nabywcą. Klient detaliczny bez NIP, firma z polskim NIP i kontrahent zagraniczny to trzy różne scenariusze, w których faktura wygląda inaczej. iFirma i inFakt obsłużą każdy z nich, ale to od poprawności danych wejściowych zależy, czy faktura wyjdzie prawidłowo za pierwszym razem. Reguły w NavyFlame pozwalają z góry ustalić, jak traktować zamówienia z różnych kanałów - inaczej fakturę dla klienta B2B, inaczej dla konsumenta - więc system księgowy dostaje już gotowy, spójny komplet danych.

Który system wybrać do swojej księgowości online

Decyzja iFirma vs inFakt zależy przede wszystkim od tego, jak chcesz prowadzić rozliczenia i ile możesz wydać na księgowość.

Wybierz iFirma, jeśli:

• prowadzisz jednoosobową działalność lub ryczałt i ogarniasz podstawy księgowości,
• zależy Ci na jak najniższym koszcie stałym,
• wolisz mieć pełną kontrolę i samodzielnie zatwierdzać dokumenty.

Wybierz inFakt, jeśli:

• nie chcesz dotykać podatków i wolisz, żeby księgowy robił rozliczenia za Ciebie,
• masz bardziej złożoną sytuację (mieszane stawki VAT, sprzedaż zagraniczna),
• cenisz mocną aplikację mobilną i wygodne wrzucanie kosztów.

Jedno jest wspólne dla obu opcji: przy sprzedaży online sam system księgowy to za mało. Niezależnie od tego, czy postawisz na tańszą iFirma, czy na wygodniejszy inFakt, prawdziwą oszczędność czasu daje dopiero połączenie księgowości z automatycznym fakturowaniem zamówień. Jeśli wahasz się szerzej między różnymi systemami, zajrzyj też do porównania systemów fakturowych oraz przewodnika jak wybrać system fakturowy dla sklepu, a jeśli rozważasz wFirma i Fakturownię, pomocne będzie zestawienie Fakturownia vs wFirma.

NavyFlame integruje się z iFirma i inFakt tak samo, więc możesz spokojnie wybrać system pod kątem ceny i modelu obsługi, a automatyzację fakturowania dołożyć niezależnie. Możesz nawet kierować różne kanały sprzedaży do różnych systemów - to elastyczność, która przy rosnącej sprzedaży naprawdę się przydaje.

Najczesciej zadawane pytania