KSeF a kasa fiskalna i paragony - co się zmienia, a co zostaje

KSeF a kasa fiskalna - to dwa różne obowiązki

Najczęstsze nieporozumienie brzmi tak: skoro wchodzi KSeF i wszystko idzie elektronicznie, to kasa fiskalna chyba przestaje być potrzebna. To nieprawda. KSeF i kasa fiskalna dotyczą zupełnie innych rzeczy i działają obok siebie.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralne miejsce, w którym wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane. Obejmuje przede wszystkim obrót między podatnikami (B2B). Kasa fiskalna z kolei służy do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Innymi słowy: KSeF porządkuje świat faktur, a kasa świat paragonów.

Z tego wynika prosty wniosek. Jeśli masz obowiązek posiadania kasy, KSeF go nie zdejmuje. Prowadzisz kasę dalej, a równolegle wystawiasz faktury w KSeF zgodnie z harmonogramem, który Cię obejmuje. Więcej o samym systemie e-faktur i terminach znajdziesz w artykule o KSeF i e-fakturach w e-commerce.

Kiedy w e-commerce w ogóle potrzebujesz kasy fiskalnej

Wielu sprzedawców internetowych korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej. Działa ono wtedy, gdy cała zapłata wpływa na rachunek, a z ewidencji i przelewów jednoznacznie wynika, kogo i jakiej transakcji dotyczy wpłata. Takie zwolnienie nie ma górnego limitu obrotu.

Zwolnienie znika najczęściej w jednym przypadku: gdy klient płaci gotówką przy odbiorze albo odbiera towar osobiście i płaci na miejscu. Pojawia się też lista towarów wyłączonych ze zwolnienia, które wymagają kasy od pierwszej sprzedaży. Szczegóły, limity i wyjątki opisaliśmy w poradniku o kasie fiskalnej w sklepie internetowym.

To ważne, bo KSeF nie zmienia tych reguł. Twój obowiązek kasy wynika z przepisów o kasach rejestrujących, a nie z systemu e-faktur. Najpierw więc ustal, czy w ogóle potrzebujesz kasy, a dopiero potem patrz, jak ułożyć faktury w KSeF.

Co dzieje się z paragonami

Paragon fiskalny zostaje tam, gdzie był - w systemie kasowym. Paragony nie trafiają do KSeF. KSeF gromadzi faktury ustrukturyzowane, a paragon fakturą nie jest.

W praktyce wygląda to tak. Klient indywidualny kupuje w sklepie, sprzedaż rejestruje kasa, klient dostaje paragon. Jeśli ten klient nie poprosi o fakturę, sprawa kończy się na paragonie i KSeF się nie pojawia. Dopiero gdy do sprzedaży trzeba wystawić fakturę, dokument ten - co do zasady - trafia do KSeF.

Dlatego ewidencja kasowa i ewidencja faktur w KSeF to dwa równoległe tory. Część sprzedaży konsumenckiej zostaje na paragonach, a faktury (głównie B2B oraz faktury wystawiane na żądanie) idą przez KSeF.

Paragon z NIP i faktura uproszczona

Osobny temat to paragon z NIP. Paragon z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (100 euro) jest traktowany jak faktura uproszczona. Pełni rolę faktury, mimo że pochodzi z kasy, i nie wymaga osobnego dokumentu, dopóki nie wystawiasz do niego pełnej faktury.

Co się zmienia w kontekście KSeF? Sam paragon z NIP nadal pozostaje w systemie kasowym i nie jest wysyłany do KSeF. Natomiast jeśli do takiego paragonu wystawiasz pełną fakturę albo klient prosi o fakturę powyżej limitu faktury uproszczonej, to fakturę tę co do zasady wystawiasz już w KSeF - na podstawie paragonu z NIP.

Warto pamiętać, że nie można wystawić zwykłej faktury do paragonu bez NIP, jeśli sprzedaż dotyczyła firmy. Mechanika faktury do paragonu, terminów i przypadków szczególnych jest dokładnie omówiona w materiale o fakturze do paragonu i zasadach. KSeF tej logiki nie odwraca, tylko zmienia kanał, którym pełna faktura jest wystawiana.

Sprzedaż B2C a KSeF

Faktury wystawiane konsumentom (B2C) w pierwszym etapie wdrożenia KSeF nie są objęte obowiązkiem wysyłki do systemu. Można je wysyłać dobrowolnie, ale nie trzeba. Dla sklepu oznacza to, że typowa sprzedaż do osób fizycznych nadal dokumentowana jest paragonem z kasy lub fakturą poza KSeF.

Granica B2B i B2C jest tu kluczowa, bo to ona decyduje, którą ścieżką idzie dokument. Gdy w zamówieniu pojawia się NIP nabywcy, mówimy o sprzedaży na rzecz firmy i fakturze, która trafia do KSeF. Gdy NIP-u nie ma, mamy do czynienia ze sprzedażą konsumencką.

Zakres obowiązków dla B2C może się różnić w zależności od etapu harmonogramu i konkretnej sytuacji sprzedawcy, dlatego szczegóły najlepiej potwierdzić z osobą prowadzącą Twoją księgowość.

Jak to wszystko spiąć przy dużej liczbie zamówień

Przy kilku zamówieniach dziennie da się rozdzielać paragony, faktury i KSeF ręcznie. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset zaczyna się problem: trzeba bezbłędnie rozpoznać, czy transakcja jest B2B czy B2C, wystawić właściwy dokument i wysłać go we właściwe miejsce, na czas.

Tu pomaga automatyzacja fakturowania. System pobiera zamówienia ze wszystkich kanałów, sprawdza, czy w danych jest NIP, i kieruje transakcję do odpowiedniej ścieżki: faktura B2B do KSeF przez zintegrowany system fakturowy albo dokument dla konsumenta. Status wysyłki do KSeF wraca do panelu, więc widzisz, co się powiodło, a co wymaga poprawy. Jak to działa w praktyce, opisaliśmy w przewodniku o automatyzacji faktur w e-commerce.

Korzyść jest podwójna. Po pierwsze, mniej błędów - to system, a nie człowiek, decyduje o ścieżce na podstawie reguł. Po drugie, ewidencja zgadza się sama, bo każde zamówienie jest powiązane z płatnością i dokumentem, niezależnie od tego, czy trafia na paragon, do faktury uproszczonej czy do pełnej faktury w KSeF.

Najważniejsze do zapamiętania

KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej - to dwa równoległe obowiązki. Paragony zostają w systemie kasowym i nie trafiają do KSeF. Paragon z NIP do 450 zł działa jak faktura uproszczona i sam nie idzie do KSeF, ale pełna faktura wystawiona na jego podstawie - już tak. Sprzedaż B2C w pierwszym etapie nie podlega obowiązkowi KSeF. A przy dużych wolumenach najmniej ryzykowna jest automatyzacja, która sama rozdziela B2B od B2C i pilnuje dokumentów.

To opracowanie ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową ani prawną. Przepisy o KSeF, kasach rejestrujących i fakturowaniu bywają aktualizowane, a Twoja sytuacja może wymagać indywidualnej oceny. Przed podjęciem decyzji skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Najczesciej zadawane pytania