Numer KSeF w przelewie - nowy obowiązek w split payment od 2027

Numer KSeF w przelewie - co się zmienia od 2027

Od 1 stycznia 2027 roku dochodzi kolejny element układanki KSeF, który dotyka nie fakturowania, tylko płatności. W przelewach realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności, czyli split payment, trzeba będzie podać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. To znaczy, że sam tytuł przelewu przestaje być dowolnym opisem i musi nieść konkretny identyfikator dokumentu.

Dla sklepu internetowego, który rozlicza się z dostawcami, hurtowniami i partnerami w modelu B2B, to zmiana operacyjna. Nie chodzi o to, kiedy wystawiasz fakturę, tylko o to, jak opisujesz przelew za nią. Szersze tło samego systemu opisaliśmy w artykule o KSeF i e-fakturach w e-commerce.

Kogo dotyczy nowy obowiązek

Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu dotyczy transakcji między czynnymi podatnikami VAT, czyli płatności B2B objętych mechanizmem podzielonej płatności. Jeśli płacisz dostawcy split paymentem, to właśnie ten przelew będzie musiał nieść identyfikator faktury z systemu.

Płatności konsumenckie i przelewy poza split payment rządzą się osobnymi zasadami, dlatego swój konkretny przypadek najlepiej potwierdzić z księgowym. Ogólną mechanikę podzielonej płatności w handlu rozwinęliśmy w materiale o split payment i MPP w e-commerce, a tu skupiamy się na tym, co dokłada KSeF.

Jak wygląda identyfikator faktury w KSeF

Numer identyfikujący fakturę w systemie to ciąg znaków o stałej długości, który KSeF nadaje automatycznie po przyjęciu faktury ustrukturyzowanej. Nie wpisujesz go ręcznie z głowy, pojawia się jako efekt poprawnego wystawienia dokumentu w systemie. Jednoznacznie wskazuje konkretną fakturę, więc bank i odbiorca płatności mogą powiązać przelew z dokumentem bez ręcznego dopasowywania kwot i dat.

W praktyce oznacza to, że numer trzeba mieć pod ręką w momencie robienia przelewu. Jeśli faktury są rozproszone po mailach i różnych panelach, wyszukiwanie identyfikatora przy każdej płatności zajmuje czas i łatwo o pomyłkę. Uporządkowany obieg faktur, w którym każdemu dokumentowi towarzyszy jego numer z systemu, robi tu realną różnicę.

Płatności zbiorcze i codzienne rozliczenia

W e-commerce rzadko płaci się za jedną fakturę naraz. Rozliczenia z dostawcami czy operatorami logistycznymi to często pakiety wielu dokumentów. Dlatego dla płatności zbiorczych przewidziano identyfikator zbiorczy, który pozwala opłacić wiele faktur jednym przelewem, zamiast rozbijać go na dziesiątki osobnych operacji.

To ważne dla płynności pracy księgowej i magazynowej. Sposób wskazania identyfikatora zbiorczego oraz to, które przelewy realnie obejmie obowiązek, warto ustalić z księgowym i z bankiem, bo banki dopiero udostępniają odpowiednie pola w formularzach przelewu.

Jak przygotować sklep internetowy

Najprościej zacząć od tego, żeby numery faktur nie ginęły. Jeśli sprzedaż z własnego sklepu i z marketplace spływa do jednego systemu fakturowego, a faktury powstają automatycznie, identyfikator z KSeF jest zapisany przy dokumencie i łatwo go odszukać przy płatności. Jak spiąć sprzedaż z fakturowaniem, pokazaliśmy w przewodniku o automatycznym fakturowaniu zamówień, a samą funkcję opisuje strona fakturowanie.

Drugi krok to uporządkowanie reguł: kiedy wystawiasz fakturę i dla kogo, żeby dokumenty B2B trafiały do KSeF, a Ty miał ich numery gotowe do przelewu. Zasady takiej automatyzacji zebraliśmy w opisie reguł fakturowania. Zakres funkcji dobierzesz do skali sklepu, porównując plany subskrypcyjne.

Najważniejsze do zapamiętania

Od 1 stycznia 2027 roku przelewy w mechanizmie podzielonej płatności między czynnymi podatnikami VAT będą musiały nieść numer identyfikujący fakturę w KSeF. Obowiązek dotyczy płatności B2B, a dla rozliczeń wielu faktur naraz przewidziano identyfikator zbiorczy. Do tej daty podawanie numeru nie jest wymagane, ale warto wcześniej ułożyć obieg faktur tak, żeby identyfikator był zapisany przy każdym dokumencie i pod ręką w chwili płatności. Najspokojniej przejdą przez tę zmianę sklepy, które mają sprzedaż spiętą z jednym systemem fakturowym i przetestowany proces z wyprzedzeniem.

To opracowanie ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową ani prawną. Przepisy o KSeF, split payment i terminy bywają aktualizowane, a Twoja sytuacja może wymagać indywidualnej oceny. Przed podjęciem decyzji skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.