Nowość w NavyFlame: masowe wystawianie faktur do zaznaczonych zamówień

Masowe wystawianie faktur prosto z listy zamówień

W panelu zamówień NavyFlame pojawiła się nowa akcja: Wystaw faktury. Zaznaczasz dowolną liczbę zamówień, klikasz raz i system wystawia dokumenty tam, gdzie ich jeszcze nie ma. To odpowiedź na sytuację, którą zna każdy sprzedawca z większym ruchem, gdzie wystawianie dokumentu po jednym zamówieniu przestaje się skalować już przy kilkunastu sztukach.

Przycisk działa obok zaznaczenia na liście zamówień, dokładnie tam, gdzie masz też przypisanie do folderu czy zmianę statusu. Nie musisz wchodzić w każde zamówienie osobno ani przełączać się między ekranami. Cała operacja to zaznaczenie, jedno kliknięcie i potwierdzenie.

Wystaw faktury, a nie Ponów fakturowanie

Nowa akcja celowo stoi obok istniejącego przycisku Ponów fakturowanie, bo to dwie różne czynności. Ponów fakturowanie restartuje ścieżkę, która już raz się uruchomiła, i dla zamówienia bez dokumentu odpowiada błędem. W praktyce zaznaczenie 50 świeżych zamówień tą starą akcją produkowało 50 komunikatów błędu i zero faktur.

Wystaw faktury robi to, czego naprawdę potrzebujesz przy nowych zamówieniach: tworzy dokumenty tam, gdzie ich jeszcze nie ma. Dzięki temu masz jasny podział. Nowe zamówienia fakturujesz akcją Wystaw faktury, a ponawianie zostawiasz dla przypadków, które faktycznie utknęły. Więcej o różnicy między podejściem ręcznym a automatycznym znajdziesz na stronie reguł automatycznego fakturowania.

Bezpieczna bramka i pomijanie gotowych dokumentów

Operacja zawsze pyta o potwierdzenie i mówi wprost, że zamówienia z gotową fakturą zostaną pominięte. Ta bramka nie jest ustawieniem do wyłączenia, inaczej niż przy zbiorczym nadawaniu paczek. Powód jest prosty: dokument księgowy jest nieodwracalny, więc system nie może wystawić drugiej faktury do tej samej sprzedaży.

Pominięcia i błędy są liczone osobno. Pominięcie to poprawna odmowa wystawienia kolejnego dokumentu, a nie usterka. Gdyby NavyFlame liczył je jak błędy, wysyłałby Cię w pogoń za zamówieniami, z którymi wszystko jest w porządku. Powody pominięć są przy tym deduplikowane, bo zamówienia z jednego zaznaczenia zwykle odpadają z tego samego powodu.

Paczki po 100 i ponawianie tylko błędów

Pod spodem zaznaczenie jest dzielone na paczki po 100 zamówień, ponieważ endpoint odrzuca większe żądanie w całości. Bez tego kliknięcie zaznacz wszystko na długiej liście kończyłoby się zerem wystawionych dokumentów. Podział działa w tle, więc z perspektywy operatora to nadal jedno kliknięcie.

Po zakończeniu operacji zaznaczenie zawężamy do zamówień, które zawiodły, zamiast czyścić całą listę. Każdy inny masowy przepływ w panelu czyści zaznaczenie, przez co po częściowej porażce trzeba było ręcznie odszukiwać problematyczne zamówienia. Teraz kolejne kliknięcie ponawia dokładnie te błędy, bez szukania.

Komu to oszczędzi najwięcej czasu

Najwięcej zyskują sklepy z dużą liczbą zamówień dziennie, zwłaszcza te sprzedające na kilku kanałach naraz. Przy takim wolumenie ręczne wystawianie dokumentów to codzienna, powtarzalna praca, którą łatwo pomylić i przy której gubi się rytm. Hurtowa akcja zamienia to w jedno działanie na koniec dnia albo zmiany.

Masowe wystawianie faktur dobrze łączy się z regułami automatycznego wystawiania dokumentów, które wystawiają fakturę od razu po opłaceniu zamówienia. Reguły zajmują się codziennym przepływem, a przycisk Wystaw faktury zostaje jako szybkie narzędzie do nadrobienia zaległości albo obsłużenia zamówień, które wpadły poza automatyzacją.

Jeśli fakturujesz do zewnętrznego systemu księgowego, dokumenty i tak trafią tam, gdzie zwykle. Sprawdź integrację z wFirma, która wystawia faktury z zachowaniem wybranej serii numeracji i stawek VAT. Całość zarządzania fakturowaniem w NavyFlame zebraliśmy na stronie funkcji fakturowania.

Jak zacząć korzystać z nowej akcji

Nowy przycisk jest już dostępny w panelu zamówień, bez dodatkowej konfiguracji. Wystarczy zaznaczyć zamówienia na liście i wybrać Wystaw faktury. Jeśli dopiero dobierasz zakres funkcji do skali swojego sklepu, zobacz plany subskrypcyjne i sprawdź, który poziom pasuje do liczby zamówień i kanałów, które obsługujesz.