NavyFlame wystawia faktury i paragony w Subiekcie GT

Co się zmienia w integracji Subiekt GT

NavyFlame rozszerza zakres współpracy z Subiektem GT. Do tej pory lokalny agent, który łączy się z programem przez Sferę, był w praktyce połączeniem tylko do odczytu: czytał katalog, ceny, stany magazynowe, kontrahentów oraz dokumenty ZK, FS i PA, a następnie przesyłał je do panelu. Jedyny zapis, jaki wykonywał, to odkładanie opłaconych zamówień jako niefiskalne ZK, bez dotykania faktur i paragonów.

Teraz to się zmienia. Po świadomym włączeniu zapisu dokumentów sprzedaży agent potrafi tworzyć w Subiekcie pełnoprawne dokumenty handlowe: fakturę sprzedaży FS dla klientów firmowych oraz paragon PA dla klientów detalicznych. Dzięki temu sprzedaż z integracji Subiekt GT nie kończy się na samym zamówieniu, tylko domyka się właściwym dokumentem po stronie systemu, w którym i tak prowadzisz księgowość.

Faktura FS dla B2B i paragon PA dla B2C

Nowy writeback rozróżnia typ klienta. Jeśli zamówienie pochodzi od firmy albo klient poprosił o fakturę, agent wystawia fakturę sprzedaży FS. Jeśli kupuje osoba prywatna, powstaje paragon PA. To odwzorowuje realny obieg dokumentów w sklepie: inny dokument dla kupującego na firmę, inny dla konsumenta.

Taki podział ma znaczenie przy sprzedaży wielokanałowej, gdzie część zamówień to B2B z marketplace, a część to detaliczne koszyki ze sklepu. Zamiast ręcznie decydować przy każdym zamówieniu, co wystawić, opierasz się na regułach i danych klienta. Jeśli chcesz uporządkować sam moment powstawania dokumentu, warto połączyć to z regułami fakturowania, które decydują, kiedy i jaki dokument ma powstać.

Fiskalizacja i KSeF pod Twoją kontrolą

Writeback dokumentów sprzedaży jest domyślnie wyłączony. Tworzenie FS i PA wymaga osobnej, lokalnej zgody, więc nic nie dzieje się bez Twojej decyzji. To ważne, bo faktura i paragon to dokumenty o skutkach podatkowych, a nie notatka robocza.

Na tym lokalne przełączniki się nie kończą. Osobno włączasz fiskalizację paragonu PA na drukarce fiskalnej skonfigurowanej w Subiekcie, a osobno wysyłkę faktury FS przez środowisko KSeF skonfigurowane w programie. Dzięki temu sam decydujesz, czy paragon ma od razu lądować na drukarce, a faktura w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli dopiero układasz sobie obieg e-faktur, zajrzyj do wpisu o KSeF w e-commerce.

Kogo dotyczy ta zmiana

Nowość jest dla sprzedawców, którzy prowadzą magazyn i księgowość w Subiekcie GT firmy InsERT, a sprzedaż obsługują online. Najwięcej zyskają ci, którzy do tej pory przepisywali dokumenty ręcznie albo wystawiali je w kilku miejscach naraz. Im więcej zamówień dziennie, tym większa oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłki w danych nabywcy czy stawce VAT.

Warunek techniczny jest jeden: Sfera musi być aktywowana w Subiekcie, bo to przez nią agent rozmawia z programem. Agent działa na komputerze, na którym stoi Subiekt, więc połączenie pozostaje w Twojej infrastrukturze, a wrażliwe operacje, takie jak fiskalizacja i wysyłka do KSeF, włączasz świadomie.

Jak zacząć korzystać z nowego writebacku

Zacznij od sprawdzenia, czy Sfera jest aktywna, a agent NavyFlame poprawnie połączony i czyta dane z Subiekta. Dopiero na sprawnym połączeniu do odczytu warto włączać zapis, żeby najpierw zobaczyć, że zamówienia i dokumenty zgadzają się z tym, co masz w programie.

Kolejny krok to zdecydowanie, które dokumenty ma wystawiać agent: same ZK, czy również FS i PA. Jeśli wybierasz faktury i paragony, rozważ, czy od razu włączyć fiskalizację i wysyłkę do KSeF, czy najpierw przetestować wystawianie bez tych kroków. Całość spina się z fakturowaniem w panelu, więc dokumenty z różnych kanałów widzisz w jednym miejscu.

Na koniec dobierz zakres pod skalę swojej sprzedaży. Jeśli dopiero planujesz połączyć Subiekt GT ze sprzedażą wielokanałową, sprawdź plany subskrypcyjne i zobacz, jak automatyczne dokumenty sprzedaży mogą zdjąć z Ciebie rutynową pracę.

Najczęściej zadawane pytania