Eksport zamówień do CSV dla księgowej: zamówienia i pozycje

Co dostajesz i kiedy to się przydaje

Eksport CSV zapisuje do pliku listę zamówień w takim kształcie, w jakim widzisz ją w panelu, łącznie z filtrami. Dla księgowości przydają się dwa tryby: jeden wiersz na zamówienie albo jeden wiersz na pozycję zamówienia. Typowe zastosowania:

• miesięczne zestawienie sprzedaży z wielu kanałów dla biura rachunkowego,
• sprawdzenie, które zamówienia z danego miesiąca nie mają jeszcze faktury,
• uzgodnienie wpłat i zwrotów ze statusem płatności,
• analiza sprzedaży według produktów w tabeli przestawnej.

Instrukcję opisujemy według wersji NavyFlame z 11 listopada 2026 r. Plik nie jest dokumentem księgowym ani ewidencją podatkową, więc przed pierwszym użyciem omów jego zawartość z księgowym. Ten tekst nie jest poradą podatkową. Jak ułożyć współpracę z biurem, piszemy w tekście o pracy z biurem rachunkowym.

Krok 1. Ustaw widok listy zamówień

Eksport bierze dokładnie te filtry, które są ustawione na liście w module Zamówienia. Przed pobraniem ustaw:

• „Data od” i „Data do” na miesiąc, który rozliczasz,
• kanał sprzedaży, jeśli księgowa chce osobne pliki dla Allegro i sklepu,
• „Status faktury”, gdy szukasz zamówień bez dokumentu (opcja „Brak”) albo z błędem („Błąd”),
• „Widok”: „Aktywne” albo „Archiwalne”.

Filtry „Data od” i „Data do” dotyczą daty złożenia zamówienia, a nie daty opłacenia. Zamówienie złożone 31 października i opłacone 2 listopada trafi więc do eksportu za październik.

Przy widoku „Aktywne” i bez wybranego folderu zamówienia zarchiwizowane nie trafiają do pliku. Jeśli archiwizujesz zamówienia po realizacji, pobierz miesiąc dwa razy: raz w widoku „Aktywne”, raz w widoku „Archiwalne”. Zarchiwizowane zamówienie to nadal sprzedaż, która musi być w zestawieniu.

Jeśli co miesiąc pobierasz ten sam zestaw filtrów, zapisz go jako widok. Opisujemy to w tekście o zapisanych widokach listy zamówień.

Krok 2. Pobierz plik

Nad listą kliknij „Eksportuj CSV” i wybierz tryb. Przycisk pojawia się, gdy lista ma dane. Żeby pobrać tylko część zamówień, zaznacz je na liście i użyj przycisku „Eksportuj zaznaczone” z liczbą zamówień. Zaznaczenie działa razem z filtrami, więc plik nie pokaże zamówienia, które filtr ukrył.

Po pobraniu panel pokazuje komunikat z liczbą zamówień albo pozycji i nazwą pliku, na przykład zamowienia-2026-11-05.csv albo pozycje-zamowien-2026-11-05.csv. Data w nazwie to dzień eksportu, a nie zakres filtra, więc przy wysyłce dopisz miesiąc do nazwy pliku.

Co jest w kolumnach

Tryb Zamówienia. Pierwsze kolumny to: Numer zamówienia, ID zewnętrzne, Źródło, Sklep, Data zamówienia, Data opłacenia, Status, Płatność, Realizacja, Klient, E-mail, Telefon, NIP i Firma. Dalej adres (Ulica, Kod pocztowy, Miejscowość, Kraj), Metoda dostawy, Punkt odbioru, Produkty w jednej komórce, Liczba pozycji i Liczba sztuk. Potem kwoty: Wartość produktów, VAT, Dostawa, Razem i Waluta, a za nimi Faktura, Numer faktury, Paragon, Uwagi klienta, Uwagi wewnętrzne i Tagi. Na końcu jest blok danych klienta z osobnymi kolumnami adresu do faktury i adresu dostawy, Numer przesyłki i Podsumowanie ilości.

Tryb Pozycje zamówień. Każdy wiersz ma SKU, Produkt, Wariant, Ilość, Cenę jednostkową, Wartość pozycji, VAT % i Walutę, a obok dane całego zamówienia: kwoty zamówienia, NIP, faktury i adresy. Plik z pozycjami jest samowystarczalny i nie trzeba go łączyć z drugim eksportem.

Kilka kolumn łatwo pomylić:

• „Dokument (wg danych klienta)” mówi, czego chciał kupujący albo co wynika z jego danych (NIP lub nazwa firmy oznacza fakturę). Nie mówi, co zostało wystawione.
• „Faktura” pokazuje stan dokumentu wystawionego przez NavyFlame: Zafakturowane, W toku, Błąd albo Brak. Proformy się nie liczą. „Paragon” dotyczy paragonów fiskalnych z eParagony i Paragony.pl. Dokumenty z pozostałych systemów księgowych NavyFlame pokazuje w kolumnie „Faktura”.
• „Numer faktury” zawiera numery dokumentów, które NavyFlame zna dla zamówienia, po przecinku i w kolejności dat wystawienia.
• „Płatność” ma wartości Nieopłacone, Opłacone, Zwrot i Częściowy zwrot.

Nowe kolumny NavyFlame dopisuje na końcu pliku, a istniejące zostają na swoich miejscach. Szablon importu u księgowej, który czyta kolumny według pozycji, nie rozjedzie się więc po aktualizacji.

Format pliku

Plik jest zapisany w UTF-8 ze znacznikiem BOM, ze średnikiem jako separatorem i przecinkiem dziesiętnym. Kwoty mają dwa miejsca po przecinku i nie mają odstępów tysięcy, ilości do czterech miejsc, a stawka VAT jest liczbą bez znaku procentu (23, 8, 5,5). Daty mają postać RRRR-MM-DD GG:MM. Taki układ odpowiada polskim ustawieniom arkusza: polskie znaki i kwoty powinny wyświetlić się poprawnie. Jeśli kwoty pokażą się jako tekst, zaimportuj plik funkcją importu tekstu albo CSV i wskaż średnik jako separator oraz przecinek jako separator dziesiętny.

Trzy pułapki przed wysłaniem pliku

Godziny w UTC. Panel pokazuje godziny w strefie Twojej przeglądarki, a plik zapisuje Datę zamówienia i Datę opłacenia w czasie UTC. W Polsce to godzina różnicy zimą i dwie latem. Filtry „Data od” i „Data do” też liczą pełne dni według UTC. Przykład: zamówienie złożone 1 grudnia o 00:30 czasu polskiego ma w pliku datę 2026-11-30 23:30 i trafia do eksportu za listopad, a nie za grudzień. Jeśli granica miesiąca ma znaczenie, pobierz zakres o dzień szerszy i odfiltruj wiersze w arkuszu po przeliczeniu godzin na czas polski. Pamiętaj też, że data złożenia zamówienia nie musi być datą sprzedaży na fakturze, o czym piszemy w tekście o dacie sprzedaży i dacie wystawienia faktury. Skąd NavyFlame bierze datę sprzedaży na dokumencie, wyjaśnia instrukcja ustawienia daty sprzedaży.

Limit 50 000 zamówień. Gdy filtr obejmuje więcej zamówień, plik zawiera pierwsze 50 000, a panel pokazuje komunikat, ile zamówień trafiło do pliku i ile pasowało do filtra, z prośbą o zawężenie zakresu dat. Nie wysyłaj takiego pliku jako kompletnego. Pobierz miesiąc w kilku częściach.

Kilka walut. Każdy wiersz ma kolumnę „Waluta”. Nie sumuj kolumny „Razem” dla całego pliku, jeśli sprzedajesz w euro albo koronach: najpierw pogrupuj wiersze według waluty. Jak NavyFlame pokazuje sprzedaż w wielu walutach w raportach, opisujemy w tekście o raportach i fakturach w wielu walutach.

Czego eksport nie zastępuje

Plik pokazuje kwoty i dane zamówień, a nie dokumentów księgowych. Kolumna „VAT” to kwota podatku zapisana w zamówieniu, a nie wartość z faktury. Podział na netto i VAT, numerację dokumentów i ich wysyłkę do KSeF obsługuje system księgowy podłączony do NavyFlame. Rejestru VAT i pliku JPK eksport również nie zastępuje: co trafia do JPK, wyjaśniamy w tekście o JPK_VAT w sklepie internetowym.

Najlepiej sprawdza się jako lista kontrolna: filtr „Status faktury” ustawiony na „Brak” albo „Błąd” pokazuje zamówienia z miesiąca bez dokumentu, a kolumny „Numer faktury” i „Razem” pozwalają porównać zamówienia z fakturami w systemie księgowym.

Eksport może pobrać każdy, kto ma prawo odczytu zamówień, także rola tylko do odczytu. Osoba z dostępem ograniczonym do wybranych magazynów dostanie tylko zamówienia realizowane z tych magazynów. Listę zamówień z wielu kanałów opisuje strona zamówień w NavyFlame.