Fakturownia vs inFakt - porównanie dla sklepu internetowego

Fakturownia vs inFakt - dwa różne podejścia do faktur

Wybór między Fakturownią a inFakt sprowadza się do jednego pytania: potrzebujesz tylko maszyny do wystawiania faktur, czy od razu pełnej księgowości w jednym miejscu? Fakturownia to wyspecjalizowany system fakturowy z mocnym API, który robi jedno zadanie i robi je dobrze. inFakt to księgowość online, która łączy fakturowanie z prowadzeniem rozliczeń, a w wyższych planach dokłada dedykowanego księgowego.

Dla sprzedawcy internetowego ta różnica przekłada się wprost na koszty miesięczne i na to, gdzie kończą się Twoje obowiązki, a zaczynają obowiązki systemu lub księgowego.

W tym porównaniu przechodzimy przez zakres funkcji, ceny, API i integracje, gotowość na KSeF oraz to, co dla sklepu najważniejsze - jak każdy z systemów radzi sobie z dużym wolumenem zamówień z marketplace.

Wyspecjalizowane fakturowanie kontra księgowość z księgowym

Najważniejsza różnica między Fakturownią a inFakt to zakres. To on decyduje, czy płacisz za samo fakturowanie, czy także za prowadzenie księgowości.

Fakturownia skupia się na fakturach. Wystawisz w niej faktury VAT, proformy, korekty, faktury zaliczkowe i końcowe, paragony oraz dokumenty obcojęzyczne. System ma rozbudowane API, magazyn, obsługę wielu walut i automatyczne numerowanie. Nie zastępuje jednak biura rachunkowego, bo to narzędzie do dokumentów sprzedaży, a nie do prowadzenia KPiR czy rozliczania podatków za Ciebie.

inFakt idzie szerzej. Oprócz wystawiania faktur prowadzi księgowość online, a w pakietach z księgowym przypisuje konkretną osobę, która sprawdza dokumenty, wysyła deklaracje i pilnuje terminów. Dla sprzedawcy, który nie chce dotykać podatków i woli skupić się na sprzedaży, to realna oszczędność nerwów. Płacisz więcej, ale część odpowiedzialności za rozliczenia zdejmuje z Ciebie człowiek.

Praktyczny wniosek jest prosty. Jeśli księgowość prowadzi już Twoje biuro rachunkowe, a Ty chcesz tylko sprawnie produkować faktury z zamówień, Fakturownia da Ci dokładnie to, czego potrzebujesz, bez dopłaty za moduły, z których nie skorzystasz. Jeśli zaczynasz i chcesz mieć fakturowanie oraz księgowość w jednym narzędziu, a do tego wsparcie księgowego, inFakt łączy te elementy.

Porównanie Fakturownia i inFakt - tabela najważniejszych różnic

Poniżej zestawienie cech, które najczęściej decydują o wyborze systemu dla sklepu. Konkretne kwoty zmieniają się, dlatego ceny opisujemy widełkami - aktualne cenniki zawsze sprawdzaj na stronach obu dostawców.

Tabela pokazuje, że na poziomie samego wystawiania faktur oba systemy są mocne. Różnica zaczyna się przy księgowości. Fakturownia oddaje Ci dokumenty, ale rozliczenia zostawia Tobie lub Twojemu biuru. inFakt może przejąć całość rozliczeń w pakiecie z księgowym.

Aplikacja mobilna, API i integracje - co liczy się w e-commerce

Dla sprzedawcy internetowego sama lista funkcji to nie wszystko. Liczy się, jak system wpina się w Twój codzienny obieg zamówień i czy da się go zautomatyzować.

Aplikacja mobilna przyda się, gdy chcesz wystawić fakturę z telefonu albo szybko wrzucić koszt. inFakt mocno postawił na mobilność, a skanowanie paragonów i faktur kosztowych aparatem to jedna z jego wizytówek. Fakturownia również ma aplikację mobilną do wystawiania i podglądu dokumentów, choć nacisk położono bardziej na panel webowy i API.

Z perspektywy automatyzacji najważniejsze jest API. Oba systemy udostępniają interfejs REST, który pozwala wystawiać faktury programowo, bez ręcznego klikania. To właśnie z tego korzysta integrator taki jak NavyFlame. Fakturownia ma opinię systemu z bardzo rozbudowanym i dojrzałym API, inFakt z dobrze udokumentowanym interfejsem. W praktyce dla typowej automatyzacji fakturowania oba interfejsy wystarczają i działają stabilnie.

Jeśli wybierzesz Fakturownię, możesz podłączyć ją do NavyFlame przez dedykowaną integrację i kierować do niej zamówienia z wybranych kanałów. Analogicznie działa integracja inFakt - ten sam mechanizm, inny system docelowy. Najwygodniej wygląda to przy sprzedaży na marketplace, gdzie liczba zamówień rośnie szybko i automatyczne fakturowanie tworzy dokument z każdego zamówienia bez Twojego udziału.

Obsługa wolumenu - dlaczego ręczne fakturowanie się nie skaluje

Tu dochodzimy do sedna problemu, który łączy się z e-commerce. Fakturownia i inFakt to dobre narzędzia, ale obie zostały zaprojektowane głównie do wystawiania faktur ręcznie. Przy kilku dokumentach dziennie to żaden problem. Przy 200, 400 czy 800 zamówieniach miesięcznie z Allegro, eBay, WooCommerce i własnego sklepu ręczne przepisywanie danych nabywcy, NIP i pozycji staje się fizycznie niewykonalne.

Wyobraź sobie sklep z 500 zamówieniami w miesiącu. Gdybyś poświęcał 2 minuty na ręczne wystawienie jednej faktury, to ponad 16 godzin pracy miesięcznie, czyli dwa pełne dni etatowe wyparowane na przepisywanie tego, co i tak jest już w systemie zamówienia. Do tego dochodzą literówki w NIP, błędne stawki VAT i pomylone dane.

Tu właśnie wkracza warstwa, której ani Fakturownia, ani inFakt same nie dają, czyli integrator e-commerce. NavyFlame to polski hub, który pobiera zamówienia z marketplace i sklepów (Allegro, eBay, Erli, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Shoper, IdoSell), a następnie automatycznie wystawia fakturę w wybranym systemie - również w Fakturowni lub inFakt. Faktura powstaje z poprawnymi danymi nabywcy, NIP i właściwą stawką VAT, gotowa pod KSeF, bez Twojego udziału.

W tym układzie Fakturownia lub inFakt zostaje miejscem, gdzie faktury fizycznie powstają i są archiwizowane. NavyFlame jest mostem między sprzedażą a fakturowaniem: pilnuje, żeby każde zamówienie zamieniło się w dokument, monitoruje proces w czasie rzeczywistym i w razie błędu (na przykład chwilowej niedostępności API) trzyma zlecenie w kolejce ponawiania, którą wznawiasz jednym kliknięciem.

KSeF i poprawność danych w Fakturowni i inFakt

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. Dla sprzedawcy internetowego oznacza to, że system fakturowy musi umieć produkować e-faktury w wymaganej strukturze i wysyłać je do KSeF.

Zarówno Fakturownia, jak i inFakt rozwijają obsługę KSeF i dostosowują się do struktury e-faktury. W praktyce wybór między nimi nie powinien zależeć od samego KSeF, bo oba podążają za wymogami. Ważniejsze jest, żeby dane wejściowe do faktury były poprawne od początku - prawidłowy NIP nabywcy, właściwa stawka VAT i kompletne pozycje. Błędna faktura w KSeF to korekta i dodatkowa praca.

To kolejny argument za automatyzacją. Gdy faktura powstaje automatycznie z danych zamówienia pobranych ze sprawdzonego źródła, ryzyko literówki w NIP czy złej stawki VAT spada do minimum. Reguły w NavyFlame pozwalają z góry ustalić, jak traktować zamówienia z różnych kanałów, inaczej fakturę dla klienta B2B, inaczej dla konsumenta, więc system fakturowy dostaje już gotowy, spójny komplet danych.

Pamiętaj, że ten artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową ani prawną. Kwestie stawek VAT, formy rozliczeń i wdrożenia KSeF w Twojej firmie warto skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym, bo szczegóły zależą od konkretnej sytuacji.

Który system wybrać do swojego sklepu

Decyzja Fakturownia vs inFakt zależy przede wszystkim od tego, kto prowadzi Twoją księgowość i ile dokumentów wystawiasz.

Wybierz Fakturownię, jeśli:

• księgowość prowadzi za Ciebie biuro rachunkowe, a Ty potrzebujesz tylko wystawiać faktury,
• masz duży wolumen faktur i zależy Ci na rozbudowanym, dojrzałym API,
• nie chcesz dopłacać za moduły księgowe, z których nie skorzystasz.

Wybierz inFakt, jeśli:

• chcesz mieć fakturowanie i pełną księgowość online w jednym miejscu,
• nie chcesz dotykać podatków i wolisz, żeby księgowy robił rozliczenia za Ciebie,
• cenisz mocną aplikację mobilną i wygodne wrzucanie kosztów.

Jedno jest wspólne dla obu opcji. Przy sprzedaży online sam system fakturowy to za mało. Niezależnie od tego, czy postawisz na Fakturownię, czy na inFakt, prawdziwą oszczędność czasu daje dopiero połączenie fakturowania z automatycznym wystawianiem faktur z zamówień. Jeśli wahasz się szerzej między różnymi systemami, zajrzyj też do porównania systemów fakturowych oraz przewodnika jak wybrać system fakturowy dla sklepu.

NavyFlame integruje się z Fakturownią i inFakt tak samo, więc możesz spokojnie wybrać system pod kątem zakresu i ceny, a automatyzację fakturowania dołożyć niezależnie. Możesz nawet kierować różne kanały sprzedaży do różnych systemów, co przy rosnącej sprzedaży naprawdę się przydaje.

Najczesciej zadawane pytania