Faktury z inFakt bez ręcznego przepisywania zamówień

Jak zintegrować inFakt ze sklepem i po co to robić

Ręczne przepisywanie danych z zamówień do programu księgowego to jedno z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy zadań w sklepie internetowym. Literówka w numerze NIP, zła stawka VAT albo pominięta faktura potrafią wrócić do Ciebie miesiąc później przy rozliczeniu. Integracja inFakt ze sklepem usuwa ten problem u źródła, bo dane zamówienia same stają się fakturą.

inFakt udostępnia API do automatycznego wystawiania faktur na podstawie danych zamówienia. W tej instrukcji pokazujemy, jak podłączyć inFakt do NavyFlame, żeby każde opłacone zamówienie trafiało do księgowości bez Twojego udziału.

Krok 1: Przygotuj konto inFakt i klucz API

Zanim połączysz systemy, upewnij się, że masz aktywne konto w inFakt z dostępem do API. Klucz API znajdziesz w panelu inFakt w ustawieniach konta, w sekcji przeznaczonej dla integracji i aplikacji zewnętrznych.

• Zaloguj się do inFakt i przejdź do ustawień API.
• Wygeneruj lub skopiuj klucz API przypisany do Twojego konta.
• Sprawdź, czy Twój plan inFakt obejmuje wystawianie faktur przez API.
• Zanotuj, jaką formę rozliczenia prowadzisz (VAT, zwolnienie, ryczałt), bo od tego zależą reguły stawek.

Klucz API to poświadczenie o mocy hasła, więc traktuj go jak dane wrażliwe i nie udostępniaj w wiadomościach ani zrzutach ekranu.

Krok 2: Podłącz inFakt do NavyFlame

Mając klucz API, dodajesz inFakt jako connector w panelu. NavyFlame to pełny hub e-commerce, w którym księgowość jest jednym z modułów obok zamówień, magazynu i wysyłek, więc integrację z inFakt konfigurujesz w tym samym miejscu, w którym zarządzasz resztą sprzedaży.

1. Wejdź do sekcji integracji i wybierz inFakt z listy dostępnych systemów księgowych.
2. Wklej klucz API skopiowany z konta inFakt.
3. Zapisz poświadczenia, żeby platforma zweryfikowała połączenie.
4. Po zapisaniu konta wybierz serię numeracji dokumentów pobraną z Twojego konta inFakt.

Wybór serii numeracji to punkt, którego nie wolno pominąć. Jeśli nie wskażesz serii, dokumenty trafią do serii domyślnej z własnym licznikiem, co przy migracji z innego narzędzia potrafi zrestartować numerację obok faktur, które ten numer już noszą. Wskazanie właściwej serii pilnuje ciągłości numeracji od pierwszej faktury.

Krok 3: Ustaw reguły automatycznego fakturowania

Samo połączenie kont to dopiero podstawa. Prawdziwą oszczędność czasu daje ustawienie reguł, które decydują, kiedy i dla kogo dokument ma powstać. W module automatycznego fakturowania definiujesz warunki dopasowane do swojego modelu sprzedaży.

• Faktura zawsze, dla każdego opłaconego zamówienia niezależnie od kanału.
• Faktura tylko na żądanie, gdy kupujący zaznaczy chęć jej otrzymania.
• Osobne reguły dla klientów firmowych z numerem NIP i osobne dla konsumentów.
• Różne stawki VAT dla różnych grup produktów, na przykład książek i elektroniki.

Reguły działają w oparciu o dane zamówienia, więc dokument dostaje właściwe dane nabywcy, poprawną stawkę i serię numeracji bez Twojej ingerencji. Więcej o samym module przeczytasz na stronie fakturowanie.

Krok 4: Obsłuż sprzedaż wielokanałową w jednym miejscu

Jeśli sprzedajesz nie tylko we własnym sklepie, ale też na marketplace, integracja inFakt nabiera pełnej wartości dopiero przy wielu kanałach. Zamówienia z Allegro, eBay czy sklepu na WooCommerce trafiają do wspólnego panelu, a stamtąd do inFakt według reguł przypisanych do konkretnego kanału.

Taki układ rozwiązuje typowy ból sprzedawcy wielokanałowego, czyli faktury rozproszone po kilku systemach z różną numeracją. Zamiast logować się do każdej platformy osobno, masz jeden strumień dokumentów spływający do jednej księgowości. Przy sprzedaży zagranicznej do Unii Europejskiej liczy się też obsługa procedury OSS, która upraszcza rozliczenie wysyłek do konsumentów w innych krajach.

Krok 5: Sprawdź poprawność i rozwiąż typowe problemy

Po uruchomieniu integracji warto przez pierwsze dni kontrolować, czy dokumenty powstają zgodnie z założeniami. Poniższa tabela zbiera najczęstsze sytuacje i ich przyczyny.

Jeśli dokument nie powstał, w pierwszej kolejności sprawdzaj regułę i status zamówienia, a dopiero potem połączenie z API. Większość problemów wynika z konfiguracji reguł, nie z samej integracji.

Faktury korygujące i zwroty w inFakt

Integracja księgowa nie kończy się na fakturze sprzedaży. W e-commerce częścią codzienności są zwroty i reklamacje, a każdy zwrot rozliczonego zamówienia wymaga faktury korygującej, która zeruje lub zmniejsza pierwotny dokument. Jeśli korekty wystawiasz ręcznie, przy większej liczbie zwrotów łatwo o pomyłkę w numeracji lub stawce.

Warto tak ustawić proces, żeby zmiana statusu zamówienia na zwrócony sama uruchamiała korektę po stronie inFakt. Dzięki temu dokument korygujący dziedziczy serię numeracji i dane pierwotnej faktury, a księgowość dostaje spójny komplet dokumentów. Przy zwrocie częściowym korekta obejmuje tylko odesłane pozycje, a nie całe zamówienie.

• Zwrot całości zamówienia: korekta zeruje fakturę pierwotną.
• Zwrot częściowy: korekta zmniejsza wartość o odesłane produkty.
• Zmiana ceny po rabacie: korekta dostosowuje kwotę i podatek VAT.
• Błąd w danych nabywcy: korekta prostuje dane bez zmiany wartości.

Automatyczne korekty są szczególnie istotne, gdy sprzedajesz na kilku kanałach naraz i te same zasady zwrotu muszą obowiązywać niezależnie od platformy, z której przyszło zamówienie.

Ręczne czy automatyczne wystawianie faktur z inFakt

Wielu sprzedawców zaczyna od ręcznego wystawiania dokumentów w panelu inFakt i dopiero z czasem przechodzi na automatyzację. Poniższe zestawienie pokazuje, dlaczego ten drugi model wygrywa przy rosnącej sprzedaży.

Ręczne wystawianie ma sens przy pojedynczych sprzedażach lub dokumentach nietypowych. Gdy zamówień przybywa, przewaga automatyzacji staje się odczuwalna każdego dnia.

Ile czasu oszczędza automatyczne fakturowanie z inFakt

Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie ręczne wystawianie faktur to godziny pracy, które można oddać systemowi. Automatyzacja zdejmuje z Ciebie nie tylko klikanie, ale też ryzyko pomyłki w danych nabywcy i numeracji. Księgowość dostaje komplet dokumentów w jednym miejscu, a Ty zyskujesz czas na sprzedaż.

Zakres automatyzacji zależy od planu, więc jeśli rośnie liczba kanałów i zamówień, sprawdź, jak skalują się limity w planach cenowych. Dobrze dobrany plan sprawia, że integracja inFakt rośnie razem z Twoim sklepem, bez konieczności powrotu do ręcznego wystawiania dokumentów.