inFakt dla e-commerce - przewodnik dla sprzedawcy

inFakt w sklepie internetowym - dla kogo i po co

inFakt to prosty polski system, który łączy fakturowanie z księgowością online. Dla małego sklepu internetowego i jednoosobowej działalności jest to wygodne połączenie: w jednym miejscu wystawiasz dokumenty i prowadzisz rozliczenia, a w razie potrzeby dobierasz dedykowaną księgową w abonamencie. Nie musisz żonglować osobnym programem do faktur i osobnym biurem rachunkowym.

W e-commerce inFakt sprawdza się tam, gdzie liczy się prostota. Wystawisz fakturę VAT, fakturę do paragonu, korektę przy zwrocie czy fakturę walutową, a podgląd kosztów i przychodów masz pod ręką. Problem pojawia się dopiero przy skali. Kilkanaście czy kilkadziesiąt zamówień dziennie z kilku kanałów to godziny ręcznego przepisywania danych i realne ryzyko pomyłki w numerze NIP albo stawce VAT.

Ten tekst to praktyczny przewodnik, a nie porada podatkowa. Konkretne sytuacje, dobór formy opodatkowania czy moment powstania obowiązku VAT warto skonsultować z księgowym i sprawdzić aktualne przepisy, bo te potrafią się zmieniać.

Proste faktury w inFakt - co realnie ustawisz

inFakt został pomyślany tak, żeby wystawienie faktury zajmowało chwilę. Z perspektywy sprzedawcy w e-commerce najważniejsze jest kilka rzeczy, które warto ustawić raz, a potem tylko kontrolować.

• Dane firmy i numeracja: ustaw poprawny format numeru faktury i serię, najlepiej taką, którą utrzymasz przez cały rok. O zasadach pisaliśmy w tekście o numeracji faktur w sklepie internetowym.
• Stawki VAT: zdefiniuj domyślną stawkę dla swoich produktów i pamiętaj o wyjątkach (książki, część spożywki, usługi). Dobór stawek opisaliśmy w artykule o stawkach VAT w e-commerce.
• Faktura do paragonu: jeśli masz kasę fiskalną, ustaw powiązanie paragon - faktura, żeby nie dublować sprzedaży w ewidencji.
• Faktury walutowe: przy sprzedaży zagranicznej inFakt przeliczy kwoty po właściwym kursie, ale to Ty odpowiadasz za poprawne ustawienie waluty i daty.

W praktyce większość pól wypełnia się automatycznie na podstawie danych nabywcy i pozycji zamówienia. Im lepiej masz uporządkowane produkty (jednolite nazwy, SKU, stawki VAT), tym mniej poprawek po stronie faktury.

inFakt a księgowość z księgową - jak to działa

To, co odróżnia inFakt od czystego programu do faktur, to powiązanie z usługą księgową. Możesz korzystać z samego modułu fakturowego, ale w abonamencie z księgowością dostajesz osobę, która pilnuje rozliczeń: prowadzenie KPiR lub ewidencji przy ryczałcie, przygotowanie JPK, deklaracje, przypomnienia o terminach.

Dla sprzedawcy, który nie chce wchodzić głęboko w księgowość, to spora oszczędność czasu i nerwów. Faktury z e-commerce automatycznie zasilają rozliczenia, a księgowa widzi te same dokumenty co Ty. Mniej maili z plikami, mniej ręcznego przekazywania zestawień na koniec miesiąca.

Warto pamiętać o podziale odpowiedzialności. System i księgowa robią dużo, ale to przedsiębiorca odpowiada za poprawność danych źródłowych. Jeśli do faktury trafi błędny NIP albo zła stawka VAT, korekta i tak będzie po Twojej stronie. Dlatego im czystsze dane wpadają z zamówień, tym spokojniejsze rozliczenia. Dla porównania różnych podejść przydaje się też lektura o tym, czy wybrać system księgowy czy fakturowy.

inFakt a KSeF - e-faktury w e-commerce

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma, przez którą docelowo będą przechodzić faktury ustrukturyzowane w formacie FA. inFakt rozwija funkcje związane z e-fakturą i przygotowuje się do obsługi KSeF, podobnie jak inne polskie systemy fakturowe.

Dla sprzedawcy w e-commerce praktyczny wniosek jest prosty. Jeśli już dziś wystawiasz faktury w jednym systemie i masz w nim uporządkowane dane, przejście na obowiązkowy KSeF będzie znacznie łatwiejsze niż przy fakturach rozsianych po arkuszach i mailach. Automatyczne, spójne wystawianie dokumentów to najlepsze przygotowanie pod e-fakturę.

Pamiętaj, że terminy obowiązkowego KSeF bywały przesuwane i mogą jeszcze ulec zmianie, a szczegóły konfiguracji zależą od konkretnego systemu. Aktualny stan, swój termin wejścia w obowiązek i sposób wysyłki potwierdź u księgowej oraz w bieżącej dokumentacji inFaktu. To kolejny powód, żeby traktować ten przewodnik jako wskazówkę, a nie wiążącą interpretację przepisów.

Integracja inFakt z zamówieniami przez NavyFlame

Tu wchodzi automatyzacja. Zamiast logować się do inFaktu po każdej sprzedaży, podłączasz system do sklepu i marketplace, a faktury powstają same. NavyFlame to polski hub e-commerce, który zbiera zamówienia z wielu kanałów i przekazuje je do systemu fakturowego w spójnym formacie. Więcej o samej idei takiej warstwy pośredniej znajdziesz w tekście o tym, czym jest integrator e-commerce.

Schemat działania jest prosty:

1. NavyFlame pobiera nowe zamówienie z Allegro, własnego sklepu na WooCommerce lub innego podłączonego kanału.
2. Mapuje dane nabywcy (NIP, adres) i pozycje zamówienia na format faktury.
3. Zleca inFaktowi wystawienie faktury według Twoich reguł, z poprawnym VAT i numeracją.
4. Powiązanie zamówienie - faktura zapisuje się w panelu, a Ty widzisz status.

Reguły ustawiasz po swojemu. Możesz wystawiać fakturę każdemu klientowi, tylko na żądanie albo tylko firmom z NIP, a klientom B2C zostawić paragon. Jeśli interesuje Cię, jak zorganizować cały przepływ, opisaliśmy to w przewodniku o automatyzacji faktur w e-commerce.

Ważna jest też odporność na błędy. Gdy API chwilowo nie odpowie albo dane okażą się niekompletne, zamówienie nie znika po cichu. Trafia do kolejki ponownych prób, a problematyczne przypadki widzisz w jednym miejscu, zamiast szukać brakujących faktur na koniec miesiąca.

Kiedy automatyzacja inFaktu zwraca się najszybciej

Jeśli wystawiasz kilka faktur miesięcznie, ręczna obsługa w inFakcie jest do utrzymania. Automatyzacja przez integrator zaczyna się opłacać, gdy pojawia się któryś z tych sygnałów:

• sprzedajesz w więcej niż jednym kanale (sklep plus Allegro lub kolejny marketplace),
• masz powtarzające się błędy w danych na fakturach albo gubione dokumenty,
• końcówka miesiąca to walka z brakującymi fakturami i zestawieniami dla księgowej,
• liczba zamówień rośnie i ręczne przepisywanie zaczyna pożerać godziny tygodniowo.

W takich sytuacjach jeden hub, który pilnuje, żeby każda sprzedaż miała poprawny dokument, oszczędza czas i ogranicza ryzyko pomyłek. Jeśli zastanawiasz się nad konkretnym wyborem systemu, pomocne będzie porównanie iFirma i inFakt, a o samej platformie NavyFlame poczytasz w tekście jak zacząć z NavyFlame.

Na koniec to samo zastrzeżenie. Ten przewodnik pokazuje, jak ułożyć fakturowanie technicznie i co realnie da Ci automatyzacja, ale nie zastępuje porady podatkowej. Dobór formy rozliczenia, stawek i momentu wystawienia faktury skonsultuj z księgowym i zweryfikuj na tle aktualnych przepisów.

Najczesciej zadawane pytania