KSeF a sprzedaż na marketplace - co musisz wiedzieć

KSeF nie zależy od kanału sprzedaży

Pierwsza rzecz, którą warto zapamiętać: KSeF nie patrzy na to, skąd przyszło zamówienie. Nie ma znaczenia, czy klient kupił na Allegro, na eBay, w Twoim sklepie czy na Erli. Liczy się to, kto jest nabywcą i jaki dokument wystawiasz.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralne miejsce wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Obejmuje przede wszystkim obrót między firmami (B2B). Jeśli więc wystawiasz fakturę firmie, ta faktura co do zasady trafia do KSeF zgodnie z harmonogramem, niezależnie od tego, przez który marketplace doszło do sprzedaży.

Inaczej mówiąc, marketplace to tylko kanał pozyskania zamówienia. Obowiązek KSeF wynika z przepisów o fakturowaniu, a nie z regulaminu danej platformy. Po podstawy systemu i terminy sięgnij do artykułu o KSeF i e-fakturach w e-commerce.

B2B kontra B2C - tu zaczyna się rozdzielenie

Na marketplace miesza się sprzedaż do firm i do konsumentów, dlatego kluczowe jest rozpoznanie, z kim masz do czynienia. To granica B2B i B2C decyduje, którą ścieżką idzie dokument.

Gdy w zamówieniu pojawia się NIP nabywcy, mówimy o sprzedaży na rzecz firmy. Faktura do takiej transakcji co do zasady trafia do KSeF. Gdy NIP-u nie ma, mamy sprzedaż konsumencką, którą zwykle dokumentujesz paragonem z kasy lub fakturą poza KSeF.

Faktury B2C w pierwszym etapie wdrożenia nie są objęte obowiązkiem wysyłki do KSeF. Można je wysyłać dobrowolnie, ale nie trzeba. Dla typowego sklepu sprzedającego głównie konsumentom oznacza to, że większość dokumentów nadal pozostaje poza KSeF, a obowiązek dotyczy faktur firmowych.

Faktury z Allegro a KSeF

Allegro to dobry przykład, bo łączy oba światy. Sprzedajesz tam zarówno konsumentom, jak i firmom, które proszą o fakturę i podają NIP. Mechanika jest prosta: faktura dla firmy idzie do KSeF, sprzedaż konsumencka zostaje na paragonie lub fakturze B2C.

Warto pamiętać, że to Ty jako sprzedawca odpowiadasz za wystawienie i wysłanie faktury, a nie platforma. Allegro pośredniczy w transakcji, ale dokument za Twój towar wystawiasz Ty, najczęściej przez własny system fakturowy podpięty do KSeF. Jak ułożyć sam proces wystawiania faktur dla zamówień z tej platformy, opisaliśmy w poradniku o wystawianiu faktur na Allegro.

Podobnie wygląda to na innych platformach krajowych. Erli, własny sklep na WooCommerce czy Shopify, sprzedaż przez porównywarki - wszędzie obowiązuje ta sama logika. Faktura firmowa do KSeF, sprzedaż konsumencka poza nim.

Paragony z NIP w sprzedaży marketplace

Na marketplace często pojawia się paragon z NIP. Paragon z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (100 euro) traktowany jest jak faktura uproszczona. Pełni rolę faktury, mimo że pochodzi z kasy, i sam nie jest wysyłany do KSeF.

Sytuacja zmienia się dopiero wtedy, gdy do takiego paragonu wystawiasz pełną fakturę albo klient prosi o fakturę powyżej limitu faktury uproszczonej. Wtedy ten dokument co do zasady wystawiasz już w KSeF, na podstawie paragonu z NIP. Zależności między paragonem, fakturą i rachunkiem w sklepie internetowym rozpisaliśmy w materiale o fakturze, paragonie i rachunku.

Ta zasada nie zależy od marketplace. Niezależnie od tego, czy paragon z NIP powstał przy sprzedaży na Allegro czy w sklepie, mechanika pozostaje taka sama. KSeF jej nie odwraca, tylko zmienia kanał wystawiania pełnej faktury.

Sprzedaż zagraniczna na marketplace

Osobny przypadek to sprzedaż zagraniczna, częsta przy eBay i przy platformach działających w wielu krajach. Tutaj o tym, jak rozliczyć transakcję, decyduje miejsce opodatkowania i status nabywcy, a nie sam fakt sprzedaży przez marketplace.

Część sprzedaży do konsumentów w Unii Europejskiej rozlicza się w procedurze VAT OSS i nie zawsze podlega polskiemu KSeF na tych samych zasadach co sprzedaż krajowa. Zasady bywają złożone i zależą od progów oraz kierunku sprzedaży, dlatego konkretne przypadki warto omówić z osobą prowadzącą Twoją księgowość.

Najważniejsze, byś nie zakładał, że każda faktura z marketplace automatycznie idzie do KSeF. Sprzedaż krajowa B2B - tak. Sprzedaż zagraniczna - to zależy, a granica nie zawsze jest oczywista.

Jak to spiąć przy wielu kanałach naraz

Przy jednym kanale rozdzielanie B2B i B2C da się ogarnąć ręcznie. Problem zaczyna się, gdy zamówienia płyną równocześnie z Allegro, eBay, własnego sklepu i porównywarek. Trzeba bezbłędnie rozpoznać typ nabywcy, wystawić właściwy dokument, wysłać faktury firmowe do KSeF i niczego nie zgubić między platformami.

Tu pomaga automatyzacja. System zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów do jednego miejsca, sprawdza, czy w danych jest NIP, i kieruje transakcję do odpowiedniej ścieżki: faktura B2B do KSeF przez zintegrowany system fakturowy albo dokument dla konsumenta. Status wysyłki wraca do panelu, więc widzisz, co się powiodło, a co wymaga poprawy. Jak działa taki przepływ, pokazujemy w przewodniku o automatyzacji faktur w e-commerce.

Drugą warstwą jest spójne zarządzanie sprzedażą wielokanałową. Gdy zamówienia, stany i dokumenty trzymasz w jednym systemie, łatwiej zapanować nad fakturowaniem i nie dublować pracy między kanałami. O tym, jak poukładać taką sprzedaż, piszemy w poradniku o zarządzaniu sprzedażą wielokanałową.

Najważniejsze do zapamiętania

KSeF nie zależy od kanału sprzedaży - liczy się nabywca i typ dokumentu. Faktury B2B ze sprzedaży na marketplace co do zasady trafiają do KSeF, faktury B2C w pierwszym etapie nie. To sprzedawca, a nie platforma, odpowiada za wystawienie i wysłanie faktury. Paragon z NIP do 450 zł działa jak faktura uproszczona i sam nie idzie do KSeF. Sprzedaż zagraniczna rządzi się osobnymi regułami. A przy wielu kanałach najmniej ryzykowna jest automatyzacja, która sama rozdziela B2B od B2C i pilnuje dokumentów.

To opracowanie ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową ani prawną. Przepisy o KSeF, fakturowaniu i sprzedaży na marketplace bywają aktualizowane, a Twoja sytuacja może wymagać indywidualnej oceny. Przed podjęciem decyzji skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Najczesciej zadawane pytania