Numer KSeF w tytule przelewu 2027 - co czeka sprzedawców

Numer KSeF w tytule przelewu - co się właśnie zmienia

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ruszył w 2026 roku, ale harmonogram na tym się nie kończy. Kolejnym elementem, o którym powinien wiedzieć każdy sprzedawca internetowy rozliczający się z innymi firmami, jest obowiązek podawania numeru faktury nadanego przez KSeF w tytule przelewu bankowego.

W praktyce oznacza to, że opłacając fakturę od kontrahenta, w tytule przelewu zamiast dotychczasowego numeru dokumentu trzeba będzie wpisać numer KSeF tej faktury. Cel jest prosty: powiązać płatność z konkretną e-fakturą w systemie i ograniczyć pomyłki w rozliczeniach.

Od kiedy numer KSeF w przelewie - harmonogram

Nowe brzmienie przepisów o oznaczaniu płatności, czyli artykuły 108a oraz 108g ustawy o VAT, znajdzie zastosowanie do transakcji dokonywanych od 1 stycznia 2027 roku. Do tego czasu, czyli do 31 grudnia 2026 roku, podawanie numeru KSeF w przelewie pozostaje dobrowolne. W okresie przejściowym działy rozliczeniowe mogą nadal posługiwać się tradycyjnymi numerami faktur.

Przepisy obejmują zarówno zwykłe przelewy, jak i płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności, czyli MPP i split payment. Warto pamiętać, że resort finansów kilkukrotnie przesuwał terminy powiązane z KSeF, dlatego bezpieczniej jest traktować 1 stycznia 2027 jako datę docelową i śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów.

Dla porządku przypomnijmy pozostałe kamienie milowe. Obowiązkowy KSeF wszedł 1 lutego 2026 dla największych firm z obrotem powyżej 200 mln zł, 1 kwietnia 2026 objął pozostałych podatników, a od 1 stycznia 2027 dołączają najmniejsze firmy z limitem do 450 zł za dokument i 10 tys. zł miesięcznie. Numer w tytule przelewu domyka więc ostatni etap wdrożenia.

Kogo dotyczy obowiązek numeru KSeF w płatnościach

Wymóg nie obejmuje każdej transakcji w sklepie. Dotyczy płatności bezgotówkowych w relacjach B2B, w których obie strony są czynnymi podatnikami VAT, a faktura została wystawiona jako ustrukturyzowana w KSeF.

Co to znaczy dla typowego sprzedawcy e-commerce? Płatności od konsumentów, czyli klasyczna sprzedaż B2C w sklepie, nie są objęte tym obowiązkiem. Numer KSeF w tytule przelewu będzie za to istotny przy rozliczeniach z hurtowniami, dostawcami usług, operatorami logistycznymi czy przy sprzedaży hurtowej do innych firm. Jeżeli obsługujesz zamówienia B2B obok sprzedaży detalicznej, to właśnie ta część obrotu wymaga uwagi.

Osobno warto sprawdzić, jak KSeF traktuje sprzedaż przez platformy. Temat rozliczeń w takim modelu opisaliśmy szerzej w artykule o KSeF a sprzedaż na marketplace.

Jak przygotować sklep na numer KSeF w tytule przelewu

Najwięcej problemów sprawia ręczne przepisywanie numerów. Numer KSeF jest długi i łatwo o literówkę, a błąd w tytule przelewu utrudnia dopięcie płatności do faktury. Dlatego kluczowe jest, żeby numer nadany przez KSeF był dostępny w tym samym miejscu, w którym widzisz fakturę i płatność.

Oto co warto zrobić już teraz, w okresie dobrowolnym:

• Uporządkuj obieg faktur, tak aby numer KSeF spływał razem z dokumentem, a nie był doklejany później.
• Sprawdź w swoim systemie księgowym, czy potrafi zapisać i pokazać numer KSeF przy każdej fakturze zakupowej.
• Zadbaj o spójne dane kontrahentów, bo to od statusu VAT obu stron zależy, czy obowiązek w ogóle wystąpi.
• Przetestuj proces na kilku przelewach jeszcze przed 1 stycznia 2027, żeby wejść w obowiązek bez pośpiechu.

NavyFlame pomaga na etapie zbierania danych. Zamówienia i faktury z wielu platform trafiają do jednego panelu, a automatyczne fakturowanie łączy się z systemami księgowymi takimi jak wFirma. Dzięki temu numer faktury z KSeF jest pod ręką w chwili rozliczenia, zamiast być wyszukiwany osobno w panelu urzędowym.

Jeśli dopiero układasz procesy pod KSeF, zacznij od centralizacji sprzedaży i fakturowania. Możliwości opisaliśmy na stronie fakturowanie, a zakres w poszczególnych pakietach znajdziesz w planach subskrypcyjnych. Im wcześniej numer KSeF stanie się częścią obiegu dokumentów, tym spokojniej przejdziesz przez ostatni etap wdrożenia.

To opracowanie ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową ani prawną. Przepisy KSeF, terminy i szczegóły wdrożenia bywają aktualizowane. Przed podjęciem decyzji skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.