List przewozowy - co to jest i co zawiera

Czym jest list przewozowy

List przewozowy to dokument, który towarzyszy paczce na całej drodze od nadawcy do odbiorcy. Formalnie potwierdza zawarcie umowy o przewóz między Tobą a przewoźnikiem i identyfikuje przesyłkę w jego systemie. To dzięki niemu kurier wie, skąd, dokąd i co ma dostarczyć, a Ty i klient możecie śledzić paczkę po unikalnym numerze.

W codziennej pracy sklepu internetowego list przewozowy występuje najczęściej w postaci etykiety kurierskiej. Etykieta to fizyczny nośnik danych z listu przewozowego: kawałek papieru z adresami, kodem kreskowym i numerem śledzenia, który naklejasz na paczkę. Z tego powodu w e-commerce pojęcia „list przewozowy" i „etykieta" często używa się zamiennie, choć technicznie etykieta jest tylko wydrukowaną wersją dokumentu.

Numer listu przewozowego, czyli ciąg cyfr widoczny na etykiecie i w kodzie kreskowym, jest najważniejszym elementem całego procesu. To po nim sortownie czytają paczkę, a klient sprawdza, gdzie aktualnie znajduje się przesyłka.

Co zawiera list przewozowy

Niezależnie od przewoźnika, każdy list przewozowy niesie ten sam zestaw kluczowych informacji. Brak lub błąd w którymkolwiek z poniższych pól to najczęstsza przyczyna opóźnień i nieudanych doręczeń.

Przy przesyłkach zagranicznych dochodzą dodatkowe pola związane z odprawą celną, takie jak opis i wartość towaru. Część z nich opisaliśmy szerzej w poradniku o przesyłkach zagranicznych w e-commerce.

Skąd bierze się numer listu przewozowego

Numeru listu przewozowego nie wymyślasz samodzielnie. Nadaje go przewoźnik w momencie, gdy tworzysz przesyłkę w jego systemie. Dzieje się to na dwa sposoby.

Pierwszy to ręczne logowanie do panelu kuriera, wpisanie adresu odbiorcy i parametrów paczki, a następnie pobranie gotowej etykiety. Przy kilku paczkach dziennie to działa, ale przy kilkudziesięciu zamówieniach przepisywanie danych z każdego zamówienia osobno pochłania godziny i generuje literówki w adresach.

Drugi sposób to integracja z przewoźnikiem. System do obsługi zamówień łączy się z API kuriera, wysyła dane odbiorcy prosto z zamówienia i odbiera w odpowiedzi numer listu przewozowego oraz plik etykiety. Cały krok trwa sekundy i nie wymaga przepisywania niczego ręcznie. NavyFlame obsługuje w ten sposób między innymi InPost, DHL i Pocztę Polską.

Jak generować etykiety automatycznie z zamówienia

Najwięcej czasu oszczędza się wtedy, gdy etykieta powstaje przy zamówieniu bez Twojego udziału. Schemat wygląda tak:

1. Zamówienie spływa do systemu z Allegro, własnego sklepu lub innego kanału.
2. Reguła wysyłki dobiera przewoźnika na podstawie wagi, gabarytu lub regionu.
3. System wysyła dane odbiorcy do API kuriera i odbiera numer listu przewozowego oraz plik etykiety.
4. Numer śledzenia trafia z powrotem do zamówienia, a klient dostaje powiadomienie z linkiem do tracking.

Kluczowe jest tu, że dane odbiorcy nie są przepisywane. Pochodzą prosto z zamówienia, więc nie ma ryzyka literówki w adresie ani pomyłki w kwocie pobrania. Etykiety możesz generować pojedynczo z karty zamówienia albo hurtowo dla wielu paczek naraz, co przy większym wolumenie skraca pakowanie do kilku minut.

Cały ten proces opisaliśmy krok po kroku w poradniku o automatyzacji wysyłek w e-commerce. Jeśli sprzedajesz wielokanałowo, automatyczne generowanie listów przewozowych jest też jednym z elementów szerszej automatyzacji wysyłek, która spina pobieranie zamówień, etykiety i powiadomienia w jeden ciąg.

Najczęstsze błędy na liście przewozowym

Większość problemów z doręczeniem nie wynika z winy kuriera, tylko z danych na liście przewozowym. Warto pilnować kilku rzeczy:

• Niepełny lub błędny adres - brak numeru mieszkania, literówka w nazwie ulicy lub zły kod pocztowy kierują paczkę w złe miejsce.
• Brak telefonu odbiorcy - bez niego awizacja i powiadomienia o paczce nie działają, a klient nie wie, że przesyłka czeka.
• Zły rodzaj usługi - wybór paczkomatu dla gabarytu, który się w nim nie mieści, kończy się odrzuceniem przesyłki.
• Niezgodna waga lub gabaryt - zaniżona waga to dopłaty i korekty po stronie przewoźnika.

Przy generowaniu etykiet z systemu te błędy występują rzadziej, bo dane pochodzą wprost z zamówienia, a reguły wysyłki same dobierają właściwą usługę. Jeśli mimo to kurier odrzuci zlecenie, system pokazuje konkretny komunikat o przyczynie, dzięki czemu poprawiasz dane i nadajesz paczkę ponownie bez zgadywania.

Najczesciej zadawane pytania