Jak ustawić wFirma pod sprzedaż internetową: automatyczne faktury po każdym zamówieniu, integracja z Allegro i sklepem, numeracja, stawki VAT i wysyłka do KSeF. Praktycznie i bez żargonu.
wFirma to ceniony polski system do fakturowania i księgowości online. W sklepie internetowym sprawdza się dobrze, bo obsługuje faktury VAT, faktury do paragonów, korekty oraz dokumenty walutowe. Problem zaczyna się przy skali: kilkadziesiąt zamówień dziennie z kilku kanałów to godziny ręcznego przepisywania danych i realne ryzyko pomyłek w numerach NIP, stawkach VAT czy kwotach.
Rozwiązaniem jest automatyzacja. Zamiast logować się do wFirma po każdej sprzedaży, podłączasz system do sklepu i marketplace, a faktury powstają same. W tym przewodniku pokazujemy, jak ustawić wFirma pod e-commerce i na co zwrócić uwagę.
Jeśli sprzedajesz tylko w jednym miejscu, ręczne wystawianie faktur w wFirma jest do utrzymania. Sytuacja zmienia się, gdy dochodzą kolejne kanały: własny sklep, Allegro, inny marketplace. Każdy z nich ma własny format zamówienia i własne dane klienta.
Sensowny układ to jeden hub, który zbiera zamówienia z wszystkich kanałów i przekazuje je do wFirma w spójnym formacie. NavyFlame pełni właśnie tę rolę. Więcej o samej idei takiej warstwy pośredniej znajdziesz w tekście czym jest integrator e-commerce, a o korzyściach z automatyzacji faktur w e-commerce piszemy osobno.
W panelu wFirma wygeneruj klucz dostępu do API. Znajdziesz go w ustawieniach konta, w sekcji dotyczącej integracji i dostępu programistycznego. Klucz traktuj jak hasło, nie udostępniaj go osobom trzecim.
W panelu NavyFlame przejdź do sekcji Integracje i wybierz wFirma jako connector docelowy. Wklej klucz API i zapisz konfigurację. System zweryfikuje połączenie, sprawdzając, czy klucz jest aktywny i ma odpowiednie uprawnienia.
Dodaj kanał, z którego mają płynąć zamówienia: sklep na własnej platformie albo konto marketplace. Dla sklepu Shopify mamy osobną instrukcję integracji Shopify z wFirma. Możesz podłączyć wiele kanałów naraz, bo NavyFlame wspiera wiele instancji tego samego connectora.
Ostatni element to pipeline łączący źródło zamówień z wFirma. Tu decydujesz, kiedy faktura ma powstać (np. od razu po zamówieniu albo dopiero po opłaceniu), jakie stawki VAT stosować domyślnie i jak ma wyglądać numeracja. Po zapisaniu reguł każde nowe zamówienie automatycznie zamienia się w fakturę w wFirma.
Dwa obszary najczęściej generują problemy. Pierwszy to numeracja faktur. Powinna być ciągła i bez luk, a przy wielu kanałach łatwo o duplikaty, jeśli każdy system numeruje po swojemu. Sensownie jest, by jedno miejsce, w tym wypadku wFirma, było źródłem numeru. Temat rozwijamy w poradniku o numeracji faktur w sklepie internetowym.
Drugi obszar to stawki VAT. Różne grupy towarów mogą mieć różne stawki, a sprzedaż zagraniczna rządzi się osobnymi zasadami (procedury VAT OSS, WSTO). Warto z góry ustalić mapowanie produktów na stawki, żeby automat nie nadawał błędnej stawki seriom zamówień.
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki faktury trafiają do obiegu. wFirma obsługuje wysyłkę dokumentów do KSeF, a w połączeniu z automatycznym wystawianiem faktur cały tor (zamówienie - faktura - KSeF) może działać bez ręcznej obsługi. Konfigurację i kontekst opisujemy w tekście o tym, jak wFirma wysyła faktury do KSeF.
Terminy obowiązkowego KSeF bywają przesuwane, więc przed wdrożeniem potwierdź aktualny harmonogram. To dobry moment, by przypomnieć: poniższe wskazówki mają charakter informacyjny i nie są poradą podatkową ani prawną. W kwestiach rozliczeń, stawek VAT i terminów KSeF skonsultuj się ze swoim księgowym lub doradcą podatkowym.
Gdy fakturowanie działa automatycznie, znika najbardziej żmudna część pracy administracyjnej. Następny krok to upewnienie się, że wybrany system pasuje do Twojej skali i sposobu sprzedaży. Jeśli wahasz się między rozwiązaniami, pomocne będzie porównanie wFirma i inFakt. A jeśli sprzedajesz głównie na Allegro, sprawdź, jak wystawiać faktury z Allegro w praktyce.
Tak. wFirma to popularny polski system do fakturowania i księgowości online, który dobrze sprawdza się w e-commerce. Pozwala wystawiać faktury VAT, faktury do paragonów, korekty oraz faktury walutowe, a przez API można podłączyć go do sklepu i automatycznie generować dokumenty po każdym zamówieniu.
wFirma udostępnia API, więc nie musisz przepisywać zamówień ręcznie. NavyFlame działa jako pomost: pobiera zamówienia ze sklepu lub marketplace, mapuje dane nabywcy i pozycje, a następnie zleca wFirma wystawienie faktury według Twoich reguł. Konfiguracja sprowadza się do wklejenia klucza API i ustawienia pipeline'u.
wFirma obsługuje wysyłkę faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Szczegóły konfiguracji i harmonogram obowiązkowego KSeF opisujemy w osobnym poradniku. Pamiętaj, że terminy wdrożenia KSeF zmieniają się, więc warto potwierdzić aktualny stan u swojego księgowego.
Przy ręcznym wystawianiu faktur wąskim gardłem jest czas. Automatyzacja przez integrację rozwiązuje ten problem: faktura powstaje natychmiast po zamówieniu, niezależnie od liczby kanałów. W razie chwilowego błędu API zamówienie trafia do kolejki ponownych prób, a Ty widzisz status w panelu.
Jak skonfigurować KSeF w wFirma i wysyłać e-faktury: uprawnienia, token, statusy dokumentów, numer KSeF oraz to, jak NavyFlame pilnuje kompletu danych przed wysyłką. Praktyczna instrukcja.
wFirma vs inFakt - porównanie dwóch polskich systemów księgowości online dla e-commerce. Ceny, model obsługi, API, KSeF i obsługa wolumenu faktur ze sprzedaży.
Dowiedz się, jak automatyczne fakturowanie eliminuje ręczną pracę w e-commerce. Integracja sklepu z systemem fakturowym oszczędza czas i redukuje błędy.
Faktury z Allegro i sklepu wystawiane same, od pierwszego zamówienia.
Załóż konto