Faktura z poprawionymi danymi zamówienia: podgląd przed wystawieniem

Problem: poprawka na karcie, a stare dane na fakturze

Typowa sytuacja: firma kupuje na Allegro albo w sklepie, ale wpisuje NIP z literówką albo nie podaje nazwy firmy. Poprawiasz dane na karcie zamówienia w NavyFlame i oczekujesz, że faktura je uwzględni. Przy ustawieniu domyślnym tak się nie dzieje. Dokument do zamówienia z kanału sprzedaży powstaje z danych przysłanych przez sklep albo marketplace, a poprawka zostaje tylko na karcie.

Dlatego dokumenty z poprawionymi danymi to osobne ustawienie firmy: „Uwzględniaj poprawki z karty zamówienia”, domyślnie wyłączone. Po włączeniu NavyFlame pobiera poprawione pozycje i dane nabywcy z karty, zanim zastosuje reguły dokumentu: tryb fakturowania, wykrywanie firmy po NIP, VAT, daty i serię. Zamówienie, którego nikt nie poprawiał, dostaje dokument dokładnie tak jak wcześniej.

Instrukcję opisujemy według wersji NavyFlame z 11 listopada 2026 r. Dane, które muszą znaleźć się na fakturze, wymienia art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w tym imię i nazwisko albo nazwę oraz adres nabywcy (pkt 3) i jego numer identyfikacji podatkowej (pkt 5). Ten tekst nie jest poradą podatkową.

Krok 1. Popraw dane na karcie zamówienia

Dane nabywcy. Na karcie zamówienia, w sekcji „Dane klienta”, kliknij „Edytuj”. Otworzy się okno „Edytuj dane klienta”. W części „Kupujący” poprawisz imię i nazwisko, e-mail, telefon i NIP, a niżej adres dostawy, adres do faktury i kod punktu odbioru. Przy polu NIP są przyciski „Pobierz dane z GUS” i „Sprawdź w VIES”, które opisujemy w tekście o weryfikacji kontrahenta. Przed zapisem sprawdź „Podgląd po zapisie” i kliknij „Zapisz dane”.

Opis okna mówi, co dokładnie robi zapis: korekta zostaje w NavyFlame i pozostaje po kolejnej synchronizacji, ale nie zmienia danych w sklepie ani istniejących dokumentów lub etykiet. Jeśli w tym czasie ktoś inny zmienił zamówienie, zobaczysz komunikat o konflikcie: zamknij okno, porównaj aktualne dane i otwórz je ponownie.

Pozycje. W sekcji „Pozycje zamówienia” kliknij „Edytuj pozycje”, popraw nazwę, ilość, cenę albo dodaj pozycję i zapisz przyciskiem „Zapisz pozycje”. Edycja jest zablokowana, gdy dokument sprzedaży został już wystawiony albo trwa jego wystawianie. Silnik odrzuca też zmianę pozycji, gdy zamówienie jest już w kompletacji albo pakowaniu, ma zwrot albo jego towar zszedł ze stanu.

Ustawienie pomaga też wtedy, gdy sklep nie przysłał nazwy nabywcy i dokument nie może powstać. Przy włączonym ustawieniu wystarczy uzupełnić nabywcę na karcie, bo NavyFlame weźmie wtedy cały blok nabywcy z karty.

Krok 2. Znajdź ustawienie

Ustawienie ma dwa wejścia, które zmieniają tę samą wartość:

• Fakturowanie → Reguły, karta „Aktualne dane dokumentu” nad wyborem automatyzacji,
• Konfiguracja modułów, moduł „Aktualne dane dokumentu” z kreatorem krok po kroku.

Karta pokazuje pole „Uwzględniaj poprawki z karty zamówienia”, informację „Domyślnie: wyłączone” i skutek: nowe dokumenty uwzględnią poprawione pozycje i dane nabywcy z karty zamówienia, a dokumenty już wystawione pozostaną bez zmian. Ustawienie dotyczy całej firmy i wszystkich jej kont księgowych. Do zapisu potrzebujesz uprawnienia do zmiany faktur, do podglądu także uprawnienia do odczytu zamówień.

Przycisk „Aktualne dane z karty” tylko zaznacza pole w formularzu. Panel przypomina, że preset i przywrócenie domyślnych trzeba zastosować osobnym zapisem.

Krok 3. Porównaj dane dokumentu w podglądzie

Zanim zapiszesz włączenie, panel wymaga udanego podglądu. W kreatorze to kroki „Wybierz konto”, „Wybierz zamówienie”, „Sprawdź podgląd projektu” i „Zapisz ustawienia”.

1. W polu „Konto księgowe do podglądu” wybierz konto. Lista obejmuje aktywne konta wFirma, Fakturowni, inFaktu, iFirmy, Firmao, enova365, Księgowości360, Meteorytu, FakturaXL, Paragony.pl i eParagony. Przy kilku kontach wybór jest zawsze jawny.
2. W polu „Zamówienie do podglądu” wybierz zamówienie, które poprawiłeś. Lista ma do 20 pozycji, więc inne znajdziesz polem „Szukaj zamówienia”.
3. Kliknij „Porównaj dane dokumentu”.

Wynik ma dwie kolumny: „Dane ze źródła” i „Dane wybranej próby”, a nad nimi linię „Zmienione dane”, na przykład pozycje i nabywca. Zobaczysz nabywcę, NIP, e-mail, adres do faktury, adres dostawy, pozycje z ilością, ceną i stawką VAT oraz sumę brutto zamówienia. Napis „Brak różnic w danych dokumentu” oznacza, że karta nie ma poprawek albo są one takie same jak dane źródła.

Podgląd pokazuje dane zamówienia przed regułami VAT, dat i serii, więc ostateczna stawka, data i numer pojawią się dopiero w dokumencie. Podgląd niczego nie wystawia i nie łączy się z systemem księgowym.

Podgląd nie potwierdzi włączenia, gdy wybrane zamówienie ma już utrwaloną próbę dokumentu albo podgląd został zatrzymany. Wybierz wtedy inne zamówienie, najlepiej poprawione, ale jeszcze bez dokumentu.

Krok 4. Zapisz i sprawdź pierwszy dokument

Po udanym podglądzie kliknij „Zapisz ustawienia”. Pod formularzem jest „Historia zmian” z datą, autorem i zmianą wartości. Komunikat „Inna osoba zmieniła ustawienia” oznacza, że ktoś zapisał zmianę w międzyczasie: kliknij „Odczytaj ustawienia ponownie” i powtórz wybór.

Zapis nie wystawia dokumentu. Pierwszy dokument z poprawionymi danymi wystaw zwykłą drogą, przyciskiem „Wystaw fakturę” na karcie zamówienia albo automatyzacją, i porównaj go w systemie księgowym z podglądem: nabywcę, NIP, pozycje, kwoty i pełny adres razem z numerem domu. Z tej samej ścieżki korzystają automatyczne wystawianie, wystawianie ręczne, ponowienie i masowe wystawianie dla zaznaczonych zamówień.

Wyłączenie działa tak samo: odznacz pole albo użyj „Przywróć domyślne” i zapisz.

Co się dzieje przy dalszej edycji zamówienia

Gdy wystawianie rusza, NavyFlame utrwala dane tej próby: pozycje, nabywcę, wersje danych i konto księgowe. Od tej chwili kolejne zmiany karty nie zmieniają tego dokumentu. W podglądzie taka próba ma opis „Ta próba ma już utrwalone dane”.

Niepewny wynik oznacza, że dokument mógł powstać, choć NavyFlame nie dostał potwierdzenia, na przykład po przerwanym połączeniu. Blokada chroni przed drugim dokumentem do tej samej sprzedaży. Odszukaj zamówienie w systemie księgowym i nie wystawiaj go tam ponownie ręcznie. Przy wFirmie panel pokazuje status „Wymaga sprawdzenia w wFirma” i prosi o kontakt z obsługą NavyFlame, żeby powiązać istniejący dokument albo oznaczyć obsługę poza NavyFlame. Inne przyczyny nieudanego wystawienia opisujemy w tekście co zrobić, gdy faktura się nie wystawiła.

Kwoty po poprawce pozycji

Po edycji pozycji suma dokumentu wynika z karty, a kwoty, rabaty i ilości ułamkowe są przenoszone co do grosza. Część systemów księgowych przyjmuje jednak cenę jednostkową, a nie kwotę całej pozycji. Dotyczy to wFirmy, iFirmy, enova365, Księgowości360 i Meteorytu, a przy paragonach także eParagony. Jeśli cena jednostkowa zaokrąglona do grosza nie odtwarza kwoty pozycji, dokument zostanie zatrzymany przed wysłaniem.

Przykład: 3 sztuki za łącznie 100,00 zł po rabacie. Cena jednostkowa 33,33 zł daje 99,99 zł, więc NavyFlame nie wyśle takiej pozycji i pokaże komunikat, że dostawca nie odtwarza dokładnej kwoty poprawionej pozycji. Zmień cenę albo rabat tak, żeby kwota dzieliła się przez ilość, na przykład 99,99 zł albo 100,02 zł za 3 sztuki. Przy kontach wFirmy, iFirmy, enova365, Księgowości360 i Meteorytu ten sam problem pokaże już podgląd, zanim cokolwiek zapiszesz.

Czego to ustawienie nie robi

• Nie zmienia faktur już wystawionych. Błąd na wystawionym dokumencie poprawiasz w systemie księgowym, o czym piszemy w tekście o fakturze korygującej.
• Nie zmienia danych w sklepie ani na marketplace i nie zmienia etykiet przesyłek.
• Nie wysyła dokumentów do KSeF. Wysyłkę wykonuje system księgowy według swojej konfiguracji.
• Nie zastępuje reguł VAT, dat i serii. Działają one po pobraniu poprawek, tak jak przy danych ze źródła. Opisujemy je w instrukcjach o stawkach VAT z katalogu i o dacie sprzedaży.
• Nie działa wstecz dla prób, które już ruszyły.

Listę zamówień, kartę i reguły fakturowania obejrzysz na danych przykładowych w demo zamówień, a zakres funkcji fakturowania opisuje strona fakturowania w NavyFlame.

Źródła

Sprawdzone 11 listopada 2026 r.:

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1263 (obwieszczenie z 1 września 2026 r., stan prawny na 26 sierpnia 2026 r.): art. 106e ust. 1 pkt 3 i 5, dane nabywcy i jego numer identyfikacji podatkowej na fakturze.