Fakturownia vs iFirma - porównanie dla sklepu internetowego

Fakturownia vs iFirma - dwa różne podejścia do faktur

Wybór między Fakturownią a iFirma zaczyna się od jednego pytania: potrzebujesz tylko narzędzia do wystawiania faktur, czy od razu pełnej księgowości online? To rozróżnienie decyduje o całej reszcie - cenie, zakresie funkcji i tym, ile pracy zostaje po Twojej stronie.

Fakturownia to wyspecjalizowany system fakturowy. Jej siłą są szybkie wystawianie dokumentów, czytelny panel i mocne API. Wielu sprzedawców korzysta z Fakturowni równolegle z biurem rachunkowym, które prowadzi księgowość, a Fakturownia odpowiada wyłącznie za faktury.

iFirma to z kolei jeden z najdłużej działających polskich systemów łączących fakturowanie z księgowością. Oprócz wystawiania faktur poprowadzisz w niej KPiR lub ryczałt, ewidencję VAT i wygenerujesz deklaracje. To rozwiązanie dla sprzedawcy, który chce trzymać rozliczenia w jednym miejscu i robić je samodzielnie.

W tym porównaniu przechodzimy przez zakres funkcji, ceny, API i integracje, gotowość na KSeF oraz to, co dla sklepu najważniejsze - jak każdy z systemów radzi sobie z dużą liczbą zamówień z marketplace.

Sam system fakturowy kontra fakturowanie z księgowością

Najważniejsza różnica między Fakturownią a iFirma to zakres. Fakturownia robi jedną rzecz i robi ją dobrze: wystawia faktury. iFirma dokłada do tego księgowość.

Fakturownia sprawdza się, gdy księgowość masz już ogarniętą gdzie indziej - u biura rachunkowego albo w osobnym systemie. Wtedy potrzebujesz wydajnego silnika do faktur: szybkiego wystawiania, dużej liczby dokumentów, eksportu i dobrego API. Płacisz za fakturowanie, a nie za moduł księgowy, którego i tak byś nie używał.

iFirma jest dla sprzedawcy, który chce prowadzić rozliczenia sam. Wystawisz faktury, ale też poprowadzisz KPiR lub ryczałt, zaksięgujesz koszty, wygenerujesz deklaracje VAT i PIT oraz JPK. Wszystko w jednym panelu, bez przerzucania danych między narzędziami. W zamian godzisz się na to, że to Ty klikasz i zatwierdzasz dokumenty.

Praktyczny wniosek: jeśli księgowość prowadzi za Ciebie ktoś inny, dopłata za moduł księgowy iFirma bywa zbędna i Fakturownia wyjdzie taniej oraz prościej. Jeśli chcesz mieć faktury i księgowość pod jednym dachem i robić je samodzielnie, iFirma da Ci komplet.

Warto spojrzeć też w przyszłość. Sprzedawca, który dziś robi 50 zamówień miesięcznie, za rok może mieć ich 500, wejść w wyższe progi i zacząć sprzedaż do innych krajów Unii. Fakturownia poprowadzi Cię przez rosnący wolumen faktur, ale rozliczenia i tak zostaną po stronie księgowego. iFirma pozwoli ogarnąć jedno i drugie, o ile czujesz się pewnie w deklaracjach. To wybór między specjalizacją a kompletem w jednym miejscu.

Porównanie Fakturownia i iFirma - tabela najważniejszych różnic

Poniżej zestawienie cech, które najczęściej decydują o wyborze. Konkretne kwoty się zmieniają, dlatego ceny opisujemy orientacyjnie - aktualne cenniki zawsze sprawdzaj na stronach obu dostawców.

Tabela pokazuje, że nie chodzi o to, który system jest lepszy w ogóle, tylko o to, co dokładnie chcesz robić. Jeśli potrzebujesz tylko faktur i mocnego API, Fakturownia jest naturalnym wyborem. Jeśli zależy Ci na fakturowaniu plus księgowości w jednym, iFirma da Ci więcej.

API i integracje - co liczy się w e-commerce

Dla sprzedawcy internetowego sama lista funkcji to nie wszystko. Liczy się, jak system wpina się w codzienny obieg zamówień i czy da się go zautomatyzować.

Z perspektywy automatyzacji najważniejsze jest API. Oba systemy udostępniają interfejs REST, który pozwala wystawiać faktury programowo, bez ręcznego klikania. Fakturownia ma przy tym opinię systemu z bardzo dojrzałym API, mocno wykorzystywanym przez narzędzia zewnętrzne. iFirma również daje API, które w praktyce wystarcza do typowej automatyzacji fakturowania.

To właśnie z API korzysta integrator taki jak NavyFlame. Jeśli wybierzesz Fakturownię, podłączysz ją do NavyFlame przez dedykowaną integrację Fakturownia i skierujesz do niej zamówienia z wybranych kanałów. Analogicznie działa integracja iFirma - ten sam mechanizm, inny system docelowy. Najwięcej zyskujesz przy sprzedaży na marketplace, gdzie liczba zamówień rośnie szybko, a ręczne wystawianie faktur przestaje mieć sens.

Obsługa wolumenu - dlaczego ręczne fakturowanie się nie skaluje

Tu dochodzimy do sedna problemu w e-commerce. Fakturownia i iFirma to dobre narzędzia, ale obie zaprojektowano do wystawiania faktur ręcznie. Przy kilku dokumentach dziennie to żaden problem. Przy 200, 400 czy 800 zamówieniach miesięcznie z Allegro, eBay, WooCommerce i własnego sklepu ręczne przepisywanie danych nabywcy, NIP i pozycji staje się fizycznie niewykonalne.

Wyobraź sobie sklep z 500 zamówieniami w miesiącu. Gdybyś poświęcał 2 minuty na ręczne wystawienie jednej faktury, to ponad 16 godzin pracy miesięcznie - dwa pełne dni etatowe na przepisywanie tego, co i tak jest już w systemie zamówienia. Do tego dochodzą literówki w NIP, błędne stawki VAT i pomylone dane.

Tu wkracza warstwa, której ani Fakturownia, ani iFirma same nie dają - integrator e-commerce. NavyFlame to polski hub, który pobiera zamówienia z marketplace i sklepów (Allegro, eBay, Erli, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Shoper, IdoSell), a następnie automatycznie wystawia fakturę w wybranym systemie - również w Fakturowni lub iFirma. Faktura powstaje z poprawnymi danymi nabywcy, NIP i właściwą stawką VAT, bez Twojego udziału.

W tym układzie Fakturownia lub iFirma zostaje miejscem, gdzie faktury fizycznie powstają i są archiwizowane. NavyFlame jest mostem między sprzedażą a fakturowaniem: pilnuje, żeby każde zamówienie zamieniło się w dokument, monitoruje proces w czasie rzeczywistym i w razie błędu (na przykład chwilowej niedostępności API) trzyma zlecenie w kolejce ponawiania, którą wznawiasz jednym kliknięciem. Dzięki temu wybór między Fakturownią a iFirma przestaje dotyczyć tego, czy faktury powstaną szybko - obie opcje stają się w pełni zautomatyzowane.

KSeF i poprawność danych w Fakturownia i iFirma

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. Dla sprzedawcy internetowego oznacza to, że system fakturowy musi umieć produkować e-faktury w wymaganej strukturze i wysyłać je do KSeF.

Zarówno Fakturownia, jak i iFirma rozwijają obsługę KSeF i dostosowują się do struktury e-faktury. W praktyce wybór między nimi nie powinien zależeć od samego KSeF, bo oba podążają za wymogami. Ważniejsze jest, żeby dane wejściowe do faktury były poprawne od początku - prawidłowy NIP nabywcy, właściwa stawka VAT i kompletne pozycje. Błędna faktura w KSeF to korekta i dodatkowa praca.

To kolejny argument za automatyzacją. Gdy faktura powstaje automatycznie z danych zamówienia pobranych ze sprawdzonego źródła, ryzyko literówki w NIP czy złej stawki VAT spada do minimum. NavyFlame mapuje dane zamówienia na pola faktury konsekwentnie, więc to, co trafia do Fakturowni lub iFirma, a stamtąd do KSeF, jest spójne. Mniej korekt, mniej nerwów przy ewentualnej kontroli.

Pamiętaj też, że dla każdego scenariusza faktura wygląda inaczej. Klient detaliczny bez NIP, firma z polskim NIP i kontrahent zagraniczny to trzy różne przypadki. Fakturownia i iFirma obsłużą każdy z nich, ale to od poprawności danych wejściowych zależy, czy faktura wyjdzie prawidłowo za pierwszym razem. Reguły w NavyFlame pozwalają z góry ustalić, jak traktować zamówienia z różnych kanałów, więc system fakturowy dostaje już gotowy, spójny komplet danych.

Który system wybrać do swojego sklepu

Decyzja Fakturownia vs iFirma zależy przede wszystkim od tego, kto prowadzi Twoją księgowość i jaki masz wolumen faktur.

Wybierz Fakturownię, jeśli:

• księgowość prowadzi za Ciebie biuro rachunkowe lub osobny system,
• potrzebujesz głównie wydajnego silnika do faktur i dobrego API,
• wystawiasz dużo dokumentów i zależy Ci na szybkości oraz prostocie.

Wybierz iFirma, jeśli:

• chcesz prowadzić księgowość samodzielnie (KPiR lub ryczałt),
• wolisz mieć fakturowanie i rozliczenia w jednym miejscu,
• zależy Ci na niskim koszcie stałym przy samodzielnym księgowaniu.

Jedno jest wspólne dla obu opcji: przy sprzedaży online sam system fakturowy to za mało. Niezależnie od tego, czy postawisz na wyspecjalizowaną Fakturownię, czy na iFirma z księgowością, prawdziwą oszczędność czasu daje dopiero połączenie wystawiania faktur z automatycznym pobieraniem zamówień. Jeśli chcesz zestawić więcej opcji, zajrzyj też do porównania Fakturownia vs inFakt, a po szczegóły wdrożenia w sklepie sięgnij do przewodników Fakturownia dla e-commerce oraz iFirma dla e-commerce.

NavyFlame integruje się z Fakturownią i iFirma tak samo, więc możesz spokojnie wybrać system pod kątem zakresu i ceny, a automatyzację fakturowania dołożyć niezależnie. Możesz nawet kierować różne kanały sprzedaży do różnych systemów - to elastyczność, która przy rosnącej sprzedaży naprawdę się przydaje.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przepisy o VAT, KSeF i zasadach fakturowania bywają złożone i się zmieniają, dlatego przed decyzjami dotyczącymi rozliczeń skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Najczesciej zadawane pytania