Zamówienie przez telefon lub na miejscu: jak dodać je ręcznie w NavyFlame

Kiedy dodać zamówienie ręcznie

Nie każda sprzedaż przechodzi przez koszyk. Klient dzwoni i zamawia przez telefon, firma przysyła zamówienie e-mailem, ktoś odbiera towar na miejscu. Jeśli zapiszesz taką sprzedaż w zeszycie albo w arkuszu, oferty na Allegro i w sklepie będą dalej pokazywać sztuki, których już nie masz, a dokument i paczkę będziesz obsługiwać osobno.

Ręczne zamówienie zapisuje tę sprzedaż na tej samej liście co zamówienia z kanałów. Gdy włączysz automatyczny przepływ stanów, a pozycje pochodzą z magazynu, zamówienie rezerwuje towar w wybranym magazynie. Dokument i przesyłkę tworzysz z jego karty. Jak wysłać klientowi link do zapłaty online, opisuje osobny poradnik o linku do płatności. Ta instrukcja pokazuje samo dodanie zamówienia i to, co dzieje się po nim.

Zanim zaczniesz

1. Uprawnienie. Zamówienie doda osoba z prawem edycji zamówień. Bez niego panel pokaże „Nie masz uprawnień do tworzenia zamówień. Skontaktuj się z administratorem organizacji.” Przycisk „Dokończ rezerwację” widzi tylko osoba z uprawnieniem do zapisu w magazynie.
2. Produkty w magazynie. Żeby zamówienie zarezerwowało towar, pozycje muszą odpowiadać produktom z magazynu NavyFlame, z SKU albo kodem EAN. Pozycja wpisana samą nazwą nie zmieni stanu, a przy rozchodzie innym niż „Przy zakończeniu pakowania (dotychczas)” panel odmówi zapisu albo zmiany płatności lub statusu (szczegóły niżej).
3. Przepływ stanów. Rezerwacja działa, gdy w Magazyn → Automatyzacja, w zakładce „Przepływ stanów”, jest włączona opcja „Włącz automatyczny przepływ stanów”. Jak ustawić moment rezerwacji, opisuje instrukcja o rezerwacji przy sprzedaży.
4. System księgowy (opcjonalnie). Fakturę albo paragon wystawisz z karty zamówienia, gdy masz podłączony system księgowy w zakładce Integracje.

Formularz obejrzysz w demo na danych przykładowych, ale zamówienie zapiszesz dopiero na własnym koncie.

Krok 1. Otwórz formularz

Na liście Zamówienia kliknij „Nowe zamówienie”. Jeśli klient już kupował, możesz zacząć od jego karty w module Klienci: przycisk „Utwórz zamówienie” otworzy formularz z jego nazwą, e-mailem, telefonem, NIP-em i adresem.

Krok 2. Ustaw walutę, cennik i magazyn realizacji

Zacznij od waluty. Pole „Waluta” jest w sekcji „Płatność i data” na końcu formularza i domyślnie ma PLN. Od waluty zależą dostępne cenniki i ceny produktów dodawanych skanerem, więc zmień ją przed dodaniem produktów.

Na górze formularza jest pole „Cennik sprzedaży ręcznej”. Opcja „Ceny z magazynu” bierze cenę z karty produktu. Możesz też wybrać aktywny cennik w walucie zamówienia; cenniki w innej walucie są nieaktywne na liście. Domyślny cennik dla nowych zamówień ręcznych ustawisz w Oferty / Marketplace'y → Cenniki, w karcie „Sprzedaż detaliczna”. Cennik ustala cenę dodawanych produktów, więc jego zmiana nie przelicza pozycji już wpisanych.

Niżej, w karcie „Magazyn realizacji”, wybierz „Magazyn, z którego sprzedajesz”. Z tego magazynu zamówienie zarezerwuje towar i z niego towar zejdzie ze stanu. Gdy masz kilka magazynów, wybierz ten, z którego faktycznie wydajesz towar, na przykład sklep stacjonarny przy odbiorze na miejscu.

Krok 3. Wpisz klienta

1. W polu „Wyszukaj istniejącego klienta” wpisz imię i nazwisko, e-mail albo telefon. Po wybraniu klienta panel uzupełni nazwę, e-mail, telefon i NIP, ale nie adres. Adres podstawia tylko przycisk „Utwórz zamówienie” na karcie klienta, opisany w kroku 1.
2. Wymagane jest tylko „Imię i nazwisko lub firma”. E-mail jest opcjonalny, ale panel go zaleca, bo wiąże zamówienie z widokiem klienta.
3. Przy sprzedaży firmie wpisz NIP. Z integracją GUS (REGON) przy NIP-ie pojawi się przycisk „Pobierz dane z GUS”, a z integracją VIES przycisk „Sprawdź w VIES” sprawdzi numer VAT UE nabywcy. Obie integracje opisuje poradnik o weryfikacji kontrahenta.
4. Adres dostawy podaj, gdy wysyłasz paczkę. Przy odbiorze osobistym możesz go pominąć. Jeśli faktura ma iść na inny adres niż paczka, zaznacz „Inny adres rozliczeniowy”.

Kolejność ma znaczenie. Przycisk „Pobierz dane z GUS” uzupełnia adres na fakturę. W tym formularzu, dopóki nie zaznaczysz „Inny adres rozliczeniowy”, jedyny blok adresu służy zarazem za adres dostawy i adres na fakturę, więc dane siedziby trafią właśnie do niego. Gdy paczka ma trafić gdzie indziej niż siedziba firmy, najpierw zaznacz „Inny adres rozliczeniowy”, a dopiero potem pobierz dane. Jeśli pole ma już inną wartość, panel pokaże różnice i sam zdecydujesz, czy je nadpisać.

Krok 4. Dodaj produkty

Masz trzy sposoby:

• Skaner. W sekcji „Szybkie dodawanie skanerem” zeskanuj albo wpisz kod kreskowy. Pierwszy odczyt dodaje produkt, każdy kolejny tego samego kodu zwiększa jego ilość. Dobór czytnika opisuje artykuł o kodach kreskowych i skanerach.
• Przycisk „Z magazynu”. Przy pozycji otwiera listę produktów magazynu. Pozycja dostaje nazwę, SKU, jednostkę i cenę z wybranego cennika albo z magazynu.
• Ręcznie. Wpisujesz nazwę, SKU, ilość, jednostkę i cenę brutto, a stawkę VAT wybierasz z listy. Kolejną pozycję dodasz przyciskiem „Dodaj pozycję”.

Ceny w formularzu są cenami brutto. Podsumowanie pokazuje wartość pozycji, VAT zawarty w cenach, dostawę i kwotę „Razem (brutto)”. Jeśli chcesz, żeby zamówienie zmieniło stan, dodawaj produkty skanerem albo z magazynu. Pozycja bez SKU albo EAN produktu z magazynu nie zarezerwuje towaru.

Krok 5. Dostawa, płatność, data i notatki

• Dostawa. W polu „Metoda dostawy (opcjonalnie)” wpisz albo wybierz z podpowiedzi, na przykład „Kurier”, „Paczkomat” albo „Odbiór osobisty”, i podaj „Koszt dostawy brutto”. Przewoźnika i usługę wybierzesz przy tworzeniu przesyłki.
• Płatność. Domyślnie zamówienie jest nieopłacone. Wybierz „Zamówienie opłacone”, jeśli klient zapłacił gotówką albo przelew już wpłynął.
• Data. „Data zamówienia” ma domyślnie bieżący czas, więc przy wpisywaniu wczorajszej sprzedaży ją popraw.
• Notatki. W polu „Notatki” zapisz wewnętrzne ustalenia z klientem, na przykład termin odbioru.

Krok 6. Zapisz i sprawdź kartę

Kliknij „Utwórz zamówienie”. Panel pokaże „Zamówienie utworzone” i otworzy kartę zamówienia. Na liście zamówień zawęzisz widok do zamówień dodanych w panelu zakładką źródła „Ręczne”.

Na karcie sprawdź sekcję „Stan magazynowy zamówienia”. Pokazuje, czy pozycje zostały zarezerwowane. Status „brak pozycji magazynowej” oznacza pozycję, której NavyFlame nie dopasował do produktu z magazynu.

Kiedy towar schodzi ze stanu

Ręczne zamówienie działa w dwóch krokach, tak samo jak sprzedaż z kanałów:

1. Rezerwacja. Następuje według pola „Kiedy rezerwować stan” w karcie „Automatyczny przepływ stanów”: od razu („Przy każdym zamówieniu”) albo po opłaceniu („Dopiero po opłaceniu”). Rezerwacja zmniejsza dostępną ilość, którą NavyFlame wysyła na oferty. Po wpłacie przez link do płatności sprawdź sekcję „Stan magazynowy zamówienia” i w razie potrzeby kliknij „Dokończ rezerwację”.
2. Fizyczny rozchód. Dla zamówień ręcznych ustawiasz go osobno, w polu „Fizyczny rozchód ręcznych zamówień” w tej samej karcie.

Przy trzech ostatnich opcjach rozchód wymaga wybranego magazynu realizacji, jednoznacznego SKU produktu z magazynu w każdej pozycji i wystarczającego stanu. Gdy któregoś warunku brakuje, panel odmówi zapisu albo zmiany z komunikatem, na przykład „Każda pozycja ręcznego zamówienia wymaga jednoznacznego SKU produktu z magazynu.” Gdy rozchód ma nastąpić już przy zapisie, zamówienie się nie zapisze. Popraw wtedy pozycję i zapisz je ponownie.

Opcja „Po ręcznym oznaczeniu jako opłacone” odnosi się do oznaczenia w panelu. Gdy przy tej zmianie brakuje stanu, panel nie zmieni statusu płatności, dopóki nie uzupełnisz stanu albo nie poprawisz pozycji. Jeśli klienci płacą przez link do płatności, wybierz inną opcję rozchodu.

Anulowanie zamówienia zwalnia jego rezerwacje. Gdy anulujesz zamówienie przed spakowaniem, rozchód wykonany przy tych opcjach zostanie cofnięty, a towar wróci na stan. Ustawienie jest sprawdzane w chwili zdarzenia, więc zmiana dotyczy także zamówień już otwartych, ale tylko zdarzeń, które nastąpią po niej.

Płatność, dokument i paczka po zapisaniu

• Płatność. Przycisk „Zmień płatność” na karcie przełącza zamówienie między „Opłacone” i „Nieopłacone”. Jest tylko przy zamówieniach dodanych w panelu. Jeśli wolisz płatność online, w sekcji „Płatność online” klikniesz „Utwórz link do płatności”, gdy masz podłączone Stripe, Przelewy24 albo PayU. Wpłata oznaczy zamówienie jako opłacone, gdy zgadza się z sumą zamówienia co do grosza i w tej samej walucie. Przy PayU z wyłączonym automatycznym odbiorem płatności zamówienie przejdzie na „Opłacone” dopiero po kliknięciu „Przyjmij płatność” na karcie zamówienia.
• Dokument. Przyciskiem „Wystaw fakturę” albo „Wystaw paragon” wystawisz dokument w podłączonym systemie księgowym. Zanim klikniesz, sprawdź na karcie, czy dokument do zamówienia już nie powstał. Gdy powstał, panel nie wystawi drugiego i pokaże, w którym systemie jest pierwszy. Przycisk „Odłącz” przy dokumencie stosuj tylko wtedy, gdy ten dokument został usunięty w systemie księgowym. Po wystawieniu dokumentu pozycje zamówienia są zablokowane do edycji.
• Paczka. W sekcji przesyłek na karcie kliknij „Utwórz przesyłkę” i wybierz przewoźnika tak samo jak przy zamówieniu z kanału.

Gdy coś pójdzie nie tak

Czego ręczne zamówienie nie robi

• Nie wysyła klientowi linku do płatności. Link kopiujesz i przekazujesz sam, kanałem, którym rozmawiasz z klientem.
• Nie zmienia stanu przez pozycje wpisane samą nazwą. Stan zmieniają tylko pozycje dopasowane do produktów z magazynu.
• Nie zastępuje kasy fiskalnej. Sprzedaż osobom prywatnym co do zasady trzeba ewidencjonować na kasie także przy zamówieniach przez telefon lub e-mail, nie tylko na miejscu. Czy możesz skorzystać ze zwolnienia i czy paragon z podłączonego systemu jest paragonem fiskalnym, ustal z księgową.