Faktura czy paragon? Jak na liście zamówień od razu widzieć, czego chce kupujący

Na czym polega problem

Prośba o fakturę przychodzi razem z zamówieniem, ale przy kilkudziesięciu paczkach dziennie łatwo ją przeoczyć. Kupujący, który chciał fakturę, dostaje paragon, a firma, która podała NIP, czeka na dokument, którego nikt nie wystawił. Takie pomyłki trzeba potem prostować z kupującym i w księgowości.

W NavyFlame każdy wiersz listy zamówień ma przyciski „Faktura” i „Paragon”. Świeci ten, który odpowiada prośbie kupującego, danym zamówienia albo regule, którą ustawisz dla zamówień bez wyboru dokumentu. Ta instrukcja pokazuje, skąd panel bierze tę informację, jakie są zasady domyślne i jak dopasować je do swojej sprzedaży. Podświetlenie niczego samo nie wystawia: to podpowiedź dla osoby, która obsługuje zamówienie.

Skąd panel wie, czego chce kupujący

Panel rozróżnia dwa rodzaje informacji:

• Odpowiedź kupującego. Część kanałów pyta przy zakupie o dokument i przekazuje odpowiedź w zamówieniu. Przy kliencie na liście pojawia się wtedy znacznik „Chce fakturę” albo „Chce paragon”.
• Dane firmowe. Zamówienie ma NIP albo nazwę firmy, ale kupujący nie wybrał dokumentu. Znacznik „Dane firmowe” oznacza przesłankę, że może chodzić o fakturę, a nie deklarację kupującego.

Allegro. Zamówienie z Allegro zawiera informację, czy kupujący poprosił o fakturę, oraz dane do faktury (dokumentacja zamówień Allegro, sprawdzona 15 listopada 2026 r.). Osobnej odpowiedzi „paragon” tam nie ma. Dlatego, jak przypomina formularz ustawień, na Allegro brak zaznaczenia opcji „Chcę otrzymać fakturę” nie oznacza wyboru paragonu, tylko brak informacji. Ta sama dokumentacja wyjaśnia, że dane do faktury są ostateczne dopiero wtedy, gdy kupujący sfinalizował płatność albo wybrał płatność przy odbiorze lub odbiór osobisty. Wcześniej może je jeszcze zmienić, więc przed wystawieniem dokumentu sprawdź aktualną kartę zamówienia.

Znaczniki i podświetlenia nie pokazują, czy dokument już powstał. To, co już wystawiono, widzisz w kolumnie „Księgowość” i na karcie zamówienia.

Zasady domyślne

Jeśli nikt w Twojej organizacji nie zmieniał ustawień, przyciski świecą tak:

Jawny wybór kupującego ma pierwszeństwo przed danymi firmowymi: gdy kupujący wybrał paragon, a podał NIP, świeci Paragon. Te same zasady i kolory obowiązują na liście zamówień, na karcie zamówienia i w sekcji „Dokument sprzedaży” na ekranie pakowania.

Jak ustawić podświetlenia

1. Otwórz Zamówienia i nad listą kliknij Dokumenty. Otworzy się strona „Podświetlenia FAKTURA i PARAGON”. Ustawienia są wspólne dla całej organizacji, a zapisze je osoba z uprawnieniem do edycji zamówień.

2. Włącznik. Pole „Podświetlenia włączone” jest domyślnie zaznaczone. Gdy je odznaczysz, przyciski pozostają neutralne, ale nadal można wystawiać dokumenty.

3. Kolory. W polach „Kolor podświetlenia PARAGON” i „Kolor podświetlenia FAKTURA” wpisz kolor w formacie #RRGGBB, na przykład #16a34a. Puste pole oznacza wbudowany zielony kolor panelu, a przycisk „Przywróć domyślny kolor” czyści pole. Domyślnie oba przyciski świecą tą samą zielenią i różnią się tylko napisem i ikoną, więc przy szybkim pakowaniu warto nadać im dwa różne kolory.

4. „Faktura bez NIP kupującego”. Chodzi o zamówienie, w którym kupujący poprosił o fakturę, ale nie podał NIP-u, na przykład osoba prywatna. Opcja „Neutralna, bez podświetlenia” (domyślna) zostawia przycisk bez koloru, a „Podświetlona wybranym kolorem” zapala Fakturę.

5. „Dane firmowe bez jawnej prośby kupującego”. Dotyczy zamówień z NIP-em albo nazwą firmy, gdy kupujący nie wybrał dokumentu:

   • „Podświetl jako FAKTURA (domyślnie)”: świeci Faktura, a przy samej nazwie firmy bez NIP-u decyduje pole z punktu 4,
   • „Traktuj jak brak wyboru”: o takim zamówieniu decyduje pole z punktu 6,
   • „Nie podświetlaj”: oba przyciski zostają neutralne.

   Znacznik „Dane firmowe” przy kliencie zostaje w każdym wariancie.

6. „Zamówienia bez jawnego wyboru dokumentu”. Dotyczy zamówień bez wyboru i bez danych firmowych, a także zamówień firmowych przy opcji „Traktuj jak brak wyboru”. Do wyboru są „Nie podświetlaj” (domyślnie), „Podświetl jako PARAGON” i „Podświetl jako FAKTURA”. Ustawienie działa dla zamówień ze wszystkich źródeł.

7. Podgląd i zapis. Sekcja „Podgląd” pokazuje, jak wyglądają przyciski, gdy kupujący poprosił o dany dokument. Kliknij „Zapisz”, a panel potwierdzi: „Zapisano ustawienia dokumentów.”

Formularz wypróbujesz w demo na danych przykładowych.

Przykład ustawienia

To przykład demonstracyjny, nie zalecenie dla każdego sklepu. Sprzedawca działający na Allegro i we własnym sklepie obsługuje głównie osoby prywatne. Gdy kupujący nie prosi o fakturę i nie podaje danych firmy, wystawia paragon, a nie chce przeoczyć prośby o fakturę bez NIP-u. Ustawia:

Efekt na liście zamówień:

Przy takim ustawieniu każde zamówienie ma podświetlony przycisk, więc pakujący nie musi otwierać karty, żeby zobaczyć, który dokument przygotować według przyjętych reguł. Fakturę bez NIP-u i fakturę wywnioskowaną z samej nazwy firmy sprawdź jednak na karcie zamówienia przed wystawieniem. Jak pobrać dane firmy po NIP-ie z GUS, opisuje instrukcja o weryfikacji kontrahenta.

Co dzieje się po kliknięciu

Kliknięcie „Faktura” albo „Paragon” w wierszu otwiera okno „Wystaw fakturę” albo „Wystaw paragon” z przyciskiem wystawienia. Gdy masz podłączony więcej niż jeden system księgowy, a sklep nie ma przepływu danych, który wskazywałby właściwy, wybierasz system przyciskiem. Po kliknięciu panel pokazuje „Zlecono wystawienie faktury” albo „Zlecono wystawienie paragonu”. To zlecenie, a nie gotowy dokument: wynik sprawdzisz w kolumnie „Księgowość” i na karcie zamówienia. Gdy dokumentu nie da się teraz wystawić, na przykład dlatego, że żaden podłączony system nie wystawia paragonów, okno pokaże „Wystawianie dokumentów jest teraz niedostępne dla tego zamówienia.”

Podświetlenia nie zmieniają danych zamówienia. O tym, czy i kiedy dokument powstaje bez klikania, decydują reguły fakturowania (Fakturowanie → Reguły), opisane w instrukcji o fakturach z Allegro. Kolumna „Dokument (wg danych klienta)” w eksporcie CSV też nie zależy od podświetleń, bo wynika z danych kupującego.

Faktura i Paragon przy pakowaniu

Jeśli dokument wystawia osoba pakująca, otwórz Wysyłki / Kurierzy → Nadawanie i druk i w karcie „Dokument sprzedaży przy pakowaniu” włącz „Pokaż przyciski Faktura i Paragon na ekranie pakowania”. Ustawienie dotyczy całej organizacji. Podczas pakowania zamówienia pojawi się sekcja „Dokument sprzedaży” z podpowiedzią „Towar jest zebrany. Wystaw fakturę albo paragon przed zamknięciem paczki.” Przyciski świecą według tych samych ustawień co na liście. Sekcja korzysta z tych samych systemów księgowych, zabezpieczeń przed duplikatem i uprawnień co karta zamówienia, więc osoba bez uprawnienia do edycji zamówień tej sekcji nie zobaczy.

Jeśli korzystasz z nadania po ostatnim skanie, ostatni skan zamyka paczkę i zwykle przenosi stanowisko do następnej. Dokument wystaw więc przed ostatnim skanem albo później z karty zamówienia.

Podświetlenie to nie decyzja podatkowa

Ustawienia mówią, jak panel ma pokazywać zamówienia, a nie jaki dokument musisz wystawić. Według ustawy o VAT sprzedaż na rzecz innego podatnika co do zasady dokumentuje się fakturą, a kupujący, dla którego faktura nie jest obowiązkowa, może jej zażądać w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar albo otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 1 pkt 1 i ust. 3). Sprzedaż osobom prywatnym co do zasady trzeba ewidencjonować na kasie rejestrującej (art. 111 ust. 1). Od obu zasad są wyjątki i zwolnienia, więc regułę dla zamówień bez wyboru dokumentu ustal z osobą prowadzącą księgowość. Przepisy sprawdzono 15 listopada 2026 r. w tekście jednolitym ustawy (Dz.U. 2026 poz. 1263).

Gdy podświetlenie nie pasuje do zamówienia

• Nic nie świeci przy zamówieniu z Allegro. Najczęściej kupujący nie poprosił o fakturę i nie podał danych firmy. Ustaw wtedy pole „Zamówienia bez jawnego wyboru dokumentu”. Sprawdź też, czy zaznaczono „Podświetlenia włączone”.
• Kupujący chce fakturę, a przycisk jest neutralny. Najczęściej zamówienie nie ma NIP-u, a pole „Faktura bez NIP kupującego” ma opcję domyślną. Sprawdź dane na karcie zamówienia albo zmień to pole. Przy wyłączonych podświetleniach neutralne są wszystkie przyciski.
• Świeci Faktura, choć kupujący o nią nie prosił. Najczęściej to przesłanka z danych firmowych. Jeśli Twoi klienci często podają NIP albo nazwę firmy bez potrzeby faktury, w polu „Dane firmowe bez jawnej prośby kupującego” wybierz „Traktuj jak brak wyboru” albo „Nie podświetlaj”. Sprawdź też pole „Zamówienia bez jawnego wyboru dokumentu”: opcja „Podświetl jako FAKTURA” zapala Fakturę w zamówieniach bez wyboru dokumentu i bez danych firmowych.
• Podświetlona Faktura i podświetlony Paragon mają ten sam kolor. Domyślnie oba używają tej samej zieleni. Ustaw dwa różne kolory.
• Pakujący nie widzi sekcji „Dokument sprzedaży”. Sprawdź przełącznik w zakładce Nadawanie i druk oraz uprawnienie tej osoby do edycji zamówień.